6 sai lầm khi tổ chức hội nghị khách hàng cần phải biết

Suy nghĩ về những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện có lẽ sẽ khiến nhiều người cảm thấy khá tiêu cực. Tuy nhiên, trong thực tế đây là một việc quan trọng mà bạn cần làm trong giai đoạn lập kế hoạch tổ chức để tránh những điều không mong muốn. Trong bài viết này, Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về những sai lầm thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng. Hãy tham khảo để có sự chuẩn bị tốt nhất nhé!

Dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để tổ chức sự kiện hoàn hảo hơn

1. Lựa chọn sai địa điểm tổ chức tiệc

Không chỉ riêng hội nghị khách hàng mà với bất cứ sự kiện nào việc lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc là khâu vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn những đơn vị tổ chức chuẩn “sao" để làm nơi diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, nhiều sao không đồng nghĩa với việc buổi lễ của công ty chắc chắn được diễn ra hoàn hảo, thành công.

Bên cạnh chọn một trung tâm chất lượng, bạn cần phải chọn nơi phù hợp với mục đích, yêu cầu và quy mô của sự kiện. Có một vài trường hợp hết sảnh phù hợp chỉ còn những sảnh tiệc quá rộng, hoặc quá chật so với danh sách khách mời của bạn nhưng bạn vẫn quyết định thuê vì đó là trung tâm nhiều “sao". Và chắc chắn, khách mời sẽ cảm thấy không thoải mái trong chính không gian đó có thể bởi sự mất kết nối vì sảnh rộng hoặc cảm thấy ngột ngạt khi tham dự tiệc trong phòng quá chật hẹp.

Hãy gạch đầu dòng những tiêu chí chọn sảnh và dành thời gian đến tận nơi để khảo sát địa điểm. Với cách này chắc chắn bạn sẽ tìm được địa chỉ đáng tin cậy để công ty bạn tổ chức sự kiện hoành tráng.

Khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng hãy dựa vào nhiều yếu tố phù hợp

2. Truyền thông sự kiện với quá nhiều thông điệp

Mặc dù biết rằng hội nghị cho khách hàng chính là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện văn hoá công ty, quảng bá sản phẩm,... thế nhưng nếu bạn “nhồi nhét" quá nhiều thông điệp cho sự kiện sẽ chỉ gây ra sự nhiễu loạn cho người tiếp nhận và kết quả là thông điệp bị bỏ qua dễ dàng, thậm chí còn khiến khách mời cảm thấy khó chịu.

Do đó, điều cần nhớ khi truyền thông cho sự kiện chính là truyền tải thông điệp một cách xuyên suốt, nhất quán. Hãy chọn những thông điệp quan trọng nhất và truyền tải một cách đơn giản, dễ hiểu. Đây chính là bí quyết để giúp khách hàng mục tiêu dễ dàng tiếp nhận và ghi nhớ thông điệp của bạn.

3. Kịch bản không tạo được điểm nhấn cho toàn bộ sự kiện

Hội nghị chính là nơi để công ty bạn thể hiện chuyên nghiệp, xây dựng hình ảnh thương hiệu thế nhưng nếu kịch bản chẳng có điểm nhấn sẽ khiến khách mời nhàm chán thậm chí là cảm thấy mất thời gian khi tham dự.

Vì vậy, khi lên kịch bản tổ chức tiệc có hai yếu tố mà bạn cần lưu ý đó chính là ý tưởng và thiết kế điểm nhấn (key moment) cho sự kiện. Dĩ nhiên, điểm nhấn đó cần phải thật sáng tạo, có tính liên quan và có khả năng thực hiện cao. Bên cạnh đó, ý tưởng tổ chức cần phải phù hợp với tính chất và văn hoá của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Kịch bản cần tạo điểm nhấn ấn tượng

4. Không đầu tư vào việc thiết kế trải nghiệm khách hàng

Thiết kế trải nghiệm khách hàng ngày càng có vai trò quan trọng trong các cuộc hội nghị. Thế nhưng dường như nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua vấn đề này vì cho rằng nó không cần thiết. Thực tế đây chính là một sai lầm lớn mà bạn cần tránh. Đừng chỉ mải mê quan tâm vào những việc như thiết kế sân khấu hoành tráng, trang trí sự kiện lộng lẫy với những standee ấn tượng mà bỏ quên trải nghiệm của những vị khách tham dự sự kiện.

Trải nghiệm khách hàng cần được thiết kế liên tục từ trước, trong và sau sự kiện. Bạn cần dành thời gian cho việc tìm hiểu và đăng ký, tiếp đón khách mời, sáng tạo ý tưởng trong sự kiện, và có kế hoạch chăm sóc khách hàng sau khi chương trình kết thúc. Quy trình này cần được thực hiện nghiêm túc để tạo ấn tượng tuyệt vời cho mỗi khách mời.

>>> Xem thêm: Trải nghiệm cá nhân hóa là gì? 3 cách tăng trải nghiệm cho khách hàng trong sự kiện

5. Không chuẩn bị sẵn đội ngũ quay phim, ghi hình

Việc ghi lại những khoảnh khắc trong hội nghị công ty là điều quan trọng và cần thiết ai cũng biết. Thế nhưng đôi khi bạn lại quên mất việc phân công công việc này cho những nhóm người cụ thể. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp còn thường giao toàn bộ phần việc này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh nhưng không có bất kỳ kịch bản nào được chuẩn bị sẵn trước đó. Vì vậy, người thực hiện không thể nắm rõ mục đích, yêu cầu, ý đồ của nhà tổ chức.

Điều này dẫn đến việc những thước phim, bức hình ghi được không đúng trọng tâm, việc xử lý dữ liệu và dựng phim để làm tư liệu dự trữ về sau cũng gặp nhiều khó khăn. Vì thế, không chỉ chọn một đội ngũ chịu trách nhiệm chụp hình, quay phim mà bạn còn phải thể hiện những mục tiêu cần đạt được cho những bức hình, cuốn phim được quay đó.

Phân công việc cho đội ngũ quay phim, ghi hình rõ ràng khi tổ chức sự kiện

6. Không có hiểu biết sâu về công nghệ

Thời đại 4.0 chính là sự lên ngôi của những công nghệ thông minh giúp cho cuộc sống con người trở nên dễ dàng hơn. Nhiều công nghệ hiện đại ngày càng được ứng dụng nhiều cho các sự kiện. Và việc không có sự hiểu biết sâu sắc về các công nghệ đó chính là nguyên nhân dẫn đến việc phá hỏng toàn bộ sự kiện công ty.

Có nhiều trường hợp vì muốn tiết kiệm chi phí mà một số doanh nghiệp đã chọn phương án tự tổ chức thay vì chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Các công ty ấy tự thuê các thiết bị công nghệ và tự vận hàng trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Không những có sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các thiết bị mà khi chúng gặp sự cố trong quá trình tổ chức thì các doanh nghiệp thường bối rối không thể khắc phục ngay lập tức bởi không có kinh nghiệm xử lý, dẫn đến việc gián đoạn toàn bộ chương trình, làm mất hình ảnh trước khách mời.

Như vậy Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole vừa liệt kê một vài sai lầm phổ biến khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Hy vọng rằng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích để giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt, tránh những rủi ro không đáng có và tăng cường hiệu quả khi tổ chức sự kiện.