Hội nghị khách hàng – cách tổ chức quan trọng cần phải biết

Tổ chức hội nghị khách hàng là một cách lý tưởng để các doanh nghiệp kết nối, duy trì hay tri ân tới khách hàng của mình, nhằm thúc đẩy mối quan hệ hợp tác lâu dài, tốt đẹp. Tầm quan trọng là thế nhưng không phải ai cũng biết cách thực hiện buổi sự kiện khách hàng một cách bài bản. Vì thế trong bài viết hôm nay tôi sẽ đem đến bạn một số chia sẻ quan trọng, giúp bạn có cái nhìn tổng quát trong một buổi hội nghị thành công nhé.

Xác định rõ mục đích tổ chức

Trong mọi kế hoạch, để đảm bảo được sự thành công suôn sẻ và tạo được ấn tượng tốt tới khách hàng thì phần xác định rõ đâu là mục đích tổ chức là quan trọng nhất. Vì bạn không thể nào nhắm trúng mục tiêu khi không có đích đến rõ ràng. Việc biết đâu là mục tiêu sẽ giúp bạn quản lý cũng như đo lường được hiệu quả sau khi dự án kết thúc. Thông thường đối với hội nghị khách hàng mục đích sẽ bao quanh các chủ để sau:

• Tri ân đối tác khách hàng, bày tỏ lòng cám ơn sâu sắc
• Duy trì mối quan hệ hợp tác làm ăn với các đối tác, khách hàng
• Thu hút, gia tăng lòng tin của khách hàng tiềm năng tham gia vào doanh nghiệp
• Quảng bá, thương hiệu sản phẩm tới rộng rãi khách hàng

Xác định rõ mục đích tổ chức hội nghị 

Xác định ngân sách

Trong mỗi khâu chuẩn bị của buổi hội nghị đều sẽ tốn một khoản chi phí nhất định từ trang trí, nước uống tới nhân sự. Vì thế việc lập ra một bảng dự trù ngân sách rõ ràng sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý các loại chi phí, cân đo đong đếm được đâu là khoản tiền có thể cắt giảm để tiết kiệm hay tránh được các trường hợp phát sinh chi phí ngoài ý muốn. Từ đó đảm bảo đạt hiệu suất tối đa với những khoản chi trả bỏ ra.

>> Xem thêm: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, tiết kiệm

Xác định ngân sách kỹ càng

Xác định thời gian tổ chức

Bạn cần lưu ý chọn thời gian vào các ngày cuối tuần để tổ chức hội nghị. Vì đây thường là khoảng thời gian mà mọi người thảnh thơi, không bị vướng bận bởi nhiều công việc. Do đó vô cùng thích hợp để mời họ tham dự sự kiện, hạn chế tối đa những trường hợp vắng mặt.

Xác định thời gian tổ chức

Lựa chọn địa điểm tổ chức

Một nơi không gian rộng rãi chuyên nghiệp, thái độ tận tình và hỗ trợ bạn từ A – Z sẽ là yếu tố then chốt tạo nên thành công cho sự kiện của bạn. Khi chọn địa điểm bạn nên ưu tiên những nơi có vị trí dễ tìm, giao thông thuận lợi. Trang thiết bị hiện đại, đầy đủ, đáp ứng tối đa nhu cầu thường xuyên dùng, tránh các trường hợp mic rè, hú hay ánh sáng không đủ tốt.

Địa điểm tổ chức hội nghị sang trọng, ấn tượng

Phân công và điều phối công việc

Cuối cùng là giai đoạn phân công cụ thể cho từng thành viên hoặc đội nhóm. Một trong những bước quan trọng góp phần tránh các sự cố sau này. Một buổi hội nghị thành công đòi hỏi mọi thứ phải thật chỉn chu, tạo tính mượt mà cho từng công đoạn vì thế bạn hãy đảm bảo các yếu tố sau:

Phân công việc đối với từng thành viên

• Công việc được giao rõ ràng, dễ hiểu, tránh trùng lặp quá nhiều người
• Xác định rõ thời gian, tiến độ cần hoàn thành
• Thường xuyên có sự kiểm tra, giám sát 
• Khi có bất cứ vấn đề gì từng thành viên phải báo kịp thời

Phân công đối với đội nhóm

Lúc này các nhóm sẽ được chia ra, thông thường là 3 nhóm:

• Nhóm 1: Đảm nhiệm vai trò đối ngoại bao gồm các công việc như in giấy mời, gửi thư mới đến khách tham dự.
• Nhóm 2: Đảm nhiệm vai trò hậu cần bao gồm việc setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện đi lại.
• Nhóm 3: Đảm nhiệm vai trò đón tiếp khách, hướng dẫn khách vào hội trường.

Một vài lưu ý nhỏ

Hãy chú kiểm tra kỹ về các vật dụng sau:

• Tài liệu hội nghị
• File, dĩa ghi hình giới thiệu doanh nghiệp hay sản phẩm
• Danh sách khách mời để checkin
• Quà tặng tham dự cho khách

Đảm bảo mọi thứ luôn sẵn sàng và được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tăng mức độ uy tín, thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo được ấn tượng sâu sắc tới khách hàng vì thế luôn kiểm tra thật kỹ tất cả trước khi “lên sóng”.

Phân công và điều phối công việc rõ ràng, hợp lý

Tổng kết

Trên đây là cách thức thực hiện cũng như những lưu ý quan trọng mà một buổi tổ chức hội nghị khách hàng cần có. Thông qua sự kiện này bạn có thể gây ấn tượng với đối tác hay khách hàng tới doanh nghiệp của bạn do đó hãy cân nhắc kỹ lưỡng giữa các quyết định hoặc bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các trung tâm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, nơi giải quyết những vấn đề trăn trở mà bạn chưa có nhiều kinh nghiệm. Cuối cùng là chúc bạn có được một buổi sự kiện thành công tốt đẹp.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp