Cách giúp doanh nghiệp tạo điểm nhấn khi tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là sự kiện phổ biến diễn ra tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tổ chức một hội nghị hứng thú, có điểm nhấn nhằm mang lại dấu ấn đậm nét trong lòng mỗi khách mời thì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể làm được. Bài viết dưới đây, Metropole sẽ bật mí đến Quý doanh nghiệp 3 cách tạo “điểm sáng" đắt giá cho buổi tri ân khách hàng, hãy tham khảo ngay để có một kịch bản hoàn hảo nhất nhé!

Hội nghị khách hàng là sự kiện phổ biến diễn ra tại nhiều doanh nghiệp

1. Vì Sao Cần Tạo Điểm Nhấn Trong Hội Nghị Khách Hàng?

Hội nghị khách hàng là cơ hội quan trọng để doanh nghiệp không chỉ tiếp cận mà còn thắt chặt mối quan hệ với đối tác và khách hàng. Tuy nhiên, việc tổ chức hội nghị không đơn thuần chỉ là hoàn thành các khâu chuẩn bị mà còn đòi hỏi phải tạo ra những ấn tượng sâu sắc để hội nghị trở nên khác biệt. Dưới đây là những lý do vì sao việc tạo điểm nhấn trong hội nghị khách hàng là điều cần thiết.

• Một hội nghị có điểm nhấn sẽ giúp khách hàng dễ dàng nhớ đến thương hiệu hơn. Sự khác biệt có thể đến từ không gian tổ chức độc đáo, nội dung sáng tạo, hay những khoảnh khắc đặc biệt trong chương trình.

• Hội nghị được đầu tư chỉn chu và có điểm nhấn rõ ràng sẽ phản ánh sự chuyên nghiệp và tâm huyết của doanh nghiệp.

• Tạo cảm giác đặc biệt, giúp khách mời cảm thấy được trân trọng khi nhận được sự quan tâm đặc biệt từ doanh nghiệp. 

• Hội nghị có những yếu tố sáng tạo và khác biệt sẽ kích thích khách mời tham gia tích cực hơn khi nâng cao cơ hội tương tác, giao lưu sẽ trở thành cầu nối để doanh nghiệp và khách hàng hiểu nhau hơn, từ đó thúc đẩy mối quan hệ bền chặt.

2. Bí quyết giúp tạo điểm nhấn trong hội nghị khách hàng

2.1. Tối ưu bản sắc nhận diện thương hiệu (Brand Identity)

Nghiên cứu chỉ ra rằng nội dung có hình ảnh tăng tỷ lệ xem lên 94%, đó là nguồn gốc ra đời của chiến lược marketing thị giác (Visual Marketing). Đây là phương thức quảng bá bằng cách khai thác các yếu tố thiết kế, đồ hoạ và hình ảnh nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong việc thu hút “mọi ánh nhìn". Khi vận dụng đúng vai trò của Visual Marketing sẽ giúp cho các nhãn hàng nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu, tạo bản sắc thương hiệu và thông điệp ấn tượng trong tâm trí của mỗi khách mời.  Theo đó, doanh nghiệp cần vận dụng ngôn ngữ màu sắc xuyên suốt toàn bộ sự kiện để chinh phục tâm lý của người tham dự sự kiện, thông qua việc bố trí nhất quán hình ảnh thương hiệu trong từng chi tiết như thiết kế, trưng bày, trình chiếu và các màn trình diễn.

2.2. “Nhuộm màu" cho hội nghị

Điểm cơ bản đầu tiên bạn cần làm để gia tăng độ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp đó là “nhuộm màu" toàn bộ không gian của sự kiện bằng gam màu thương hiệu từ hội trường, backdrop, sân khấu, photo-corner, standee,... cho đến đồng phục của các nhân viên, MC chương trình trong sự kiện. Ngay cả những chi tiết nhỏ nhất như bìa tài liệu, quà tặng khách mời, handbook,... cũng cần chăm chút cho phần hình ảnh thật chu đáo. Với phương thức “cưỡng bức" thị giác như vậy, chắc chắn màu sắc nhận diện của doanh nghiệp bạn sẽ được khắc nhớ sâu sắc trong tiềm thức của khách hàng. Một bí mật nhỏ đó là hãy chọn những sảnh tiệc tổ chức có gam màu chủ đạo giống với màu sắc thương hiệu của doanh nghiệp. Như vậy, sẽ không tốn nhiều chi phí cũng như công sức cho việc trang trí lại.

>> Xem thêm: Metropole - địa điểm sở hữu nhiều sảnh tiệc mang phong cách đa dạng nhất

Chọn những sảnh tiệc tổ chức có gam màu chủ đạo giống với màu sắc thương hiệu 

2.3. Tạo key moment độc đáo (khoảnh khắc đắt giá)

Đối với bất cứ doanh nghiệp nào khi tổ chức buổi tri ân khách hàng, key moment luôn là một yếu tố “thách đố". Phải làm sao để tạo nên những điểm nhấn đắt giá cho chương trình mà không bị trùng lặp ý tưởng. Key moment tuy chỉ là khoảnh khắc phút chốc nhưng nó sẽ là điều khiến khách mời nhớ đến sâu đậm nhất sau khi buổi hội nghị kết thúc. 

Ngoài ra, màn giới thiệu sản phẩm sau đó có thuyết phục hay không là phụ thuộc vào sự hấp dẫn của key moment hay nói cách khác, key moment chính là “phát súng" khởi đầu mang tính quyết định cho toàn bộ sự kiện. Doanh nghiệp có thể khởi đầu đơn giản với màn trình diễn hoạt cảnh kết hợp cũng nhảy hiện đại dựa trên mô hình của sản phẩm ngay trên sân khấu và đừng quên “nhuộm màu" cho những sản phẩm, người biểu diễn theo đúng tông màu nhận diện nhé. 

>> Xem thêm: Quy trình chi tiết tổ chức hội nghị như thế nào?

Hãy tạo những khoảnh khắc đắt giá cho sự kiện

2.4. Bốc thăm trúng thưởng

Đây luôn là phần được đón nhận nhiệt tình nhất trong mỗi sự kiện. Hãy khéo léo lồng ghép vào cuộc bốc thăm những sản phẩm, dịch vụ của công ty như một cách tạo điều kiện cho việc dùng thử cũng như quảng bá hình ảnh thương hiệu rộng rãi. 

>> Xem thêm: 7 cách thu hút khách hàng tham dự sự kiện công ty nhiều hơn

2.5. Photo-corner

Đây là hình thức phổ biến thường được tạo ra tại các sự kiện nhằm mang đến sự chú ý cao cho khách mời. Tuy nhiên, nếu không bố trí khéo léo với những ý tưởng đột phá, “điểm đón" này sẽ rất dễ bị khách hàng bỏ quên. Do đó, hãy dành thời gian để suy nghĩ về những hình thức mới lạ, độc đáo cho như chụp hình cùng photo-corner và đăng dòng trạng thái thú vị lên mạng xã hội để có cơ hội nhận những phần quà hấp dẫn,... 

Tạo những photo-corner độc đáo, ấn tượng

2.6. Tổ Chức Tiệc Teabreak Hoặc Gala Dinner Tinh Tế

Tiệc teabreak hoặc gala dinner không chỉ là thời gian để khách mời nghỉ ngơi mà còn là cơ hội để giao lưu, kết nối và gia tăng sự gắn kết với doanh nghiệp. Khi được tổ chức một cách tinh tế, những bữa tiệc này sẽ trở thành điểm nhấn đặc biệt, góp phần vào thành công của hội nghị khách hàng.

>> Xem thêm: Bí quyết tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp và nhẹ nhàng

3. Tối ưu nội dung xung quanh ý tưởng lớn cho hội nghị khách hàng

Nếu Visual Marketing được xem là phần mang nhiệm vụ “khêu gợi" thì phương thức truyền thông lấy nội dung (content) là trọng tâm chính là cách để doanh nghiệp ghi dấu ấn một cách tinh tế trong lòng mỗi vị khách mời. Đừng bỏ qua cơ hội chinh phục trái tim khách hàng này thông qua việc tối ưu nội dung xoay quanh những ý tưởng lớn bằng các câu chuyện hấp dẫn được kể, phim ảnh, âm nhạc. Mặc dù sử dụng sách, truyện để truyền thông không còn là ý tưởng quá mới mẻ nhưng doanh nghiệp cần kết hợp làm sao để câu chuyện được vẻ nên đầy thú vị, hấp dẫn, nếu có thể hãy kết hợp cùng những “cây bút" đang được nhiều người biết đến. Video story cũng là công cụ truyền thông đắc lực. Một video được tạo nên giai điệu ngọt ngào từ khúc nhạc nền đầy cảm hứng, hình ảnh trực quan xoay quanh câu chuyện,... chắc chắn sẽ là dạng thông điệp mang tính kể chuyện dễ lan truyền nhất, tạo dấu ấn mạnh mẽ cho khách hàng.

>> Xem thêm: Cách tạo kế hoạch cho khung chương trình hội nghị hợp lý nhất

4. Bí quyết nâng cao trải nghiệm khách mời trong hội nghị khách hàng

Trải nghiệm của khách mời là yếu tố cốt lõi quyết định thành công của một hội nghị khách hàng. Một sự kiện không chỉ mang tính chất cung cấp thông tin mà còn phải đem lại cảm xúc tích cực, sự hài lòng và ấn tượng sâu sắc. Dưới đây là những bí quyết giúp nâng cao trải nghiệm cho khách mời.

• Đón tiếp chuyên nghiệp: Chu đáo từ bước check-in đến hướng dẫn chỗ ngồi.

• Tương tác cá nhân hóa: Dành thời gian để lắng nghe và giải đáp thắc mắc của từng khách mời.

• Ứng dụng công nghệ: Sử dụng các ứng dụng sự kiện để giúp khách mời theo dõi thông tin dễ dàng và tham gia các hoạt động một cách thuận tiện.

>> Xem thêm: Metropole - Địa điểm hoàn hảo để tổ chức hội nghị, hội thảo

Nâng cao trải nghiệm trong hội nghị khách hàng giúp doanh nghiệp ghi điểm hơn.

5. Kết luận

Một hội nghị khách hàng có điểm nhấn sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trước khách mời bằng sự chuyên nghiệp, tính sáng tạo. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp vượt trội hơn so với đối thủ, từ đó quảng bá sản phẩm, dịch vụ rộng rãi hơn đến nhiều người và thu hút những khách mời tiềm năng. Hy vọng với những bật mí trên đây của Metropole sẽ giúp doanh nghiệp “thổi" vào sự kiện những luồng gió mới, những điểm nhấn ấn tượng góp phần vào sự phát triển của tổ chức.

>> Xem thêm: Cẩm nang để tổ chức hội nghị cho khách hàng từ A - Z