Cách tính toán chi phí dịch vụ outside catering để tối ưu ngân sách

Dịch vụ tiệc tận nơi đang trở thành lựa chọn phổ biến cho các sự kiện, từ tiệc cưới, hội nghị đến các buổi liên hoan công ty. Tuy nhiên, để tổ chức một bữa tiệc chất lượng mà vẫn đảm bảo ngân sách hợp lý, việc tính toán chi phí một cách khoa học là vô cùng quan trọng. Hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến giá cả, lập kế hoạch ngân sách chi tiết và áp dụng những mẹo tối ưu chi phí sẽ giúp bạn kiểm soát tài chính hiệu quả mà vẫn mang đến trải nghiệm trọn vẹn cho khách mời. Hãy cùng tìm hiểu cách tính toán chi phí dịch vụ tiệc tận nơi để tối ưu ngân sách trong bài viết dưới đây!

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tiệc tận nơi

Khi tổ chức một sự kiện với dịch vụ tiệc tận nơi (Outside Catering), chi phí có thể dao động khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Để tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng, bạn cần hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến tổng chi phí và tìm cách cân đối hợp lý. Dưới đây là những yếu tố quan trọng mà bạn cần cân nhắc.

1.1. Số lượng khách mời

Số lượng khách mời là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí, vì số khách càng nhiều thì chi phí thực phẩm, đồ uống và nhân sự phục vụ càng cao. Tuy nhiên, với các buổi tiệc lớn, nhiều đơn vị cung cấp sẽ có các chương trình ưu đãi, giảm giá hoặc tặng thêm bàn tiệc miễn phí cho khách hàng

Để tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí thức ăn, bạn nên lập danh sách khách mời ngay từ sớm. Với các bữa tiệc hoặc sự kiện không cố định khách mời, bạn có thể đặt dư 5-10% số lượng món ăn để phòng trường hợp khách đông hơn dự kiến và không có đủ thức ăn để phục vụ khách mời.

1.2. Hình thức tiệc

Loại hình tiệc bạn chọn cũng ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách.Mỗi loại tiệc có đặc thù riêng, yêu cầu khác nhau về thực đơn, nhân sự phục vụ, không gian setup và các dịch vụ đi kèm. Để tối ưu chi phí, bạn nên cân nhắc lựa chọn hình thức tiệc phù hợp với tính chất sự kiện và ngân sách của mình.

• Tiệc buffet: Thực đơn đa dạng, nhiều lựa chọn cho khách mời, nhưng bạn phải chuẩn bị rất nhiều món ăn, vì vậy chi phí sẽ cao hơn. Tuy nhiên, buffet giúp bạn tiết kiệm chi phí nhân sự vì khách mời có thể tự phục vụ.

• Tiệc set menu: Các món ăn được giới hạn số lượng nhất định sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí tốt hơn. Tuy nhiên, chi phí phục sẽ cao hơn, thông thường mỗi bàn tiệc sẽ có một nhân viên phục vụ riêng.

• Tiệc cocktail: Loại tiệc này chủ yếu phục vụ các món ăn nhẹ nên sẽ tiết kiệm chi phí thức ăn. Mặt khác, tiệc cocktail chủ yếu phục vụ các loại đồ uống có cồn và các khoản phí phải chi trả là không hề nhỏ.

• Tiệc teabreak: Là loại hình tiết kiệm chi phí nhất do thực đơn chỉ bao gồm các món bánh ngọt, trái cây, trà và cà phê. Nhưng tiệc teabreak chỉ phù hợp để phục vụ trong giờ giải lao của các sự kiện, hội nghị, hội thảo diễn ra trong thời gian ngắn mà thôi.

Menu tiệc teabreak

1.3. Chi phí thực phẩm và đồ uống

Thực đơn là một yếu tố quan trọng trong việc xác định chi phí dịch vụ Outside Catering. Những món ăn cao cấp được chế biến từ hải sản, nguyên liệu nhập khẩu, hoặc thực phẩm hữu cơ đương nhiên sẽ làm tăng chi phí. Ngoài ra, đồ uống cũng là một khoản chi phí đáng cân nhắc, đặc biệt nếu phục vụ rượu vang, cocktail hoặc đồ uống pha chế riêng. Nếu không tính toán hợp lý, chi phí thực phẩm và đồ uống có thể chiếm một phần lớn trong ngân sách tổ chức sự kiện. 

1.4. Chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự bao gồm đội ngũ đầu bếp, nhân viên phục vụ, người quản lý sự kiện, người dẫn dắt chương trình MC và DJ khuấy động không khí (nếu có). Mức chi phí này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện. Một tiệc lớn với nhiều khách mời sẽ cần nhiều nhân viên phục vụ thì chi phí này sẽ tăng lên. Nếu bữa tiệc của bạn không quá lớn, thì bạn có thể cắt giảm bớt số lượng nhân viên phục vụ hoặc các vị trí không cần thiết để tối ưu chi phí miễn sao không làm ảnh hưởng đến chất lượng buổi tiệc.

1.5. Chi phí thuê địa điểm, setup và trang thiết bị

Nếu chưa có sẵn địa điểm tổ chức thì chi phí thuê địa điểm và các trang thiết bị như bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, sân khấu là các yếu tố không thể bỏ qua. Thông thường giá thuê địa điểm ở trung tâm sẽ rất đắt, nhưng nếu tổ chức ở địa điểm cách xa trung tâm, bạn sẽ cần phải tính toán thêm chi phí vận chuyển, bảo quản thực phẩm, cũng như các chi phí phát sinh khác như bãi đậu xe.

Để tiết kiệm, bạn có thể chọn địa điểm có sẵn bàn ghế, âm thanh, ánh sáng để giảm chi phí thuê thiết bị. Về phần trang trí, sử dụng hoa giả thay hoa thật sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản đáng kể.

Trang trí tiệc sinh nhật tại tư gia

>>> Cách chọn địa điểm tổ chức tiệc phù hợp theo yêu cầu của bạn

2. Cách tính toán chi phí tiệc tận nơi

Việc lập kế hoạch tài chính chi tiết khi sử dụng dịch vụ Outside Catering sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách hiệu quả, tránh phát sinh chi phí không cần thiết

2.1. Ước tính ngân sách tổng

Trước khi bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ, bạn cần xác định ngân sách tổng dành cho catering, bao gồm chi phí thực phẩm, đồ uống, nhân sự phục vụ, trang thiết bị, địa điểm, vận chuyển và các khoản chi phí khác.

Các yếu tố cần cân nhắc khi xác định ngân sách tổng:

• Quy mô sự kiện (bao nhiêu khách mời?)

• Mức độ sang trọng của thực đơn (cơ bản hay cao cấp?)

• Địa điểm tổ chức (tại nhà, văn phòng hay thuê không gian ngoài trời?)

• Các dịch vụ bổ sung như trang trí, MC, âm thanh ánh sáng, chụp ảnh, quay video...

Cách thực hiện:

• Liệt kê tất cả các hạng mục có thể phát sinh chi phí.

• Xác định mức chi tiêu tối đa có thể dành cho mỗi hạng mục.

• Tham khảo báo giá từ các đơn vị Outside Catering để có con số cụ thể hơn.

Việc có một con số ngân sách tổng ngay từ đầu sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định, tránh chi tiêu quá đà và tập trung vào những hạng mục quan trọng nhất.

MC dẫn dắt buổi tiệc

>>> Có thể bạn quan tâm: Chi tiết cách tổ chức hội nghị khách hàng từ A - Z

2.2. Tính chi phí trên mỗi khách mời

Sau khi xác định ngân sách tổng, bước tiếp theo là tính chi phí trên mỗi khách mời. Đây là cách giúp bạn kiểm soát chi tiêu một cách hợp lý và điều chỉnh thực đơn, dịch vụ sao cho phù hợp.

Công thức đơn giản:

Chi phí trên mỗi khách mời = Tổng chi phí dự kiến / Số lượng khách mời

Ví dụ: Nếu tổng ngân sách cho dịch vụ Outside Catering là 50 triệu đồng và dự kiến có 100 khách mời, thì chi phí trung bình cho mỗi khách sẽ là 500.000 đồng/người.

Khi đã có con số này, bạn có thể điều chỉnh thực đơn, hình thức tiệc hoặc các dịch vụ kèm theo để tối ưu ngân sách. Nếu chi phí trên mỗi khách quá cao, bạn có thể:

• Giảm số lượng món ăn hoặc chọn nguyên liệu có giá thành hợp lý hơn.

• Chuyển từ set menu sang buffet hoặc cocktail để tiết kiệm chi phí nhân sự.

• Loại bỏ những dịch vụ không cần thiết như thuê DJ, trang trí quá cầu kỳ...

Ngược lại, nếu còn dư ngân sách, bạn có thể đầu tư thêm vào các nguyên liệu chế biến món ăn cao cấp hơn hoặc các tiết mục văn nghệ hơn để nâng tầm sự kiện.

2.3. Dự trù chi phí phát sinh

Dù kế hoạch chi tiết đến đâu, việc phát sinh chi phí là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, bạn nên dự phòng một khoản ngân sách cho những trường hợp bất ngờ ngoài kế hoạch. Thông thường chi phí này sẽ chiếm khoảng 5-10% tổng ngân sách dự kiến.

3. Mẹo tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng bữa tiệc

Dịch vụ tiệc tận nơi mang lại sự linh hoạt và tiện lợi. Dưới đây là những mẹo giúp bạn tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo bữa tiệc chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khách mời.

3.1. Chọn thời điểm tổ chức hợp lý

Thời điểm tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến chi phí dịch vụ catering. Nếu linh hoạt về thời gian, bạn có thể tiết kiệm đáng kể. 

• Tránh mùa cao điểm: Các dịp lễ, Tết, cuối năm hoặc mùa cưới (tháng 9-12) thường có giá dịch vụ cao hơn do nhu cầu lớn. Nếu có thể, hãy chọn những tháng thấp điểm để có giá tốt hơn.

• Chọn khung giờ hợp lý: Tiệc trưa thường có giá thấp hơn tiệc tối do chi phí vận hành và nhân sự thấp hơn. Tiệc nhẹ (teabreak, finger food) vào buổi chiều cũng tiết kiệm đáng kể so với tiệc buffet hoặc set menu buổi tối.

• Đặt sớm để có giá tốt: Đặt dịch vụ trước ít nhất 1-2 tháng giúp bạn có nhiều lựa chọn và tận dụng các ưu đãi từ nhà cung cấp.

Tổ chức tiệc vào buổi trưa

3.3. So sánh mức giá của nhiều nhà cung cấp khác nhau

Mỗi đơn vị catering có mức giá, thực đơn và dịch vụ khác nhau. Việc tham khảo nhiều bên giúp bạn tìm được phương án phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng.

• Yêu cầu báo giá chi tiết: Hãy yêu cầu bảng báo giá cụ thể từ ít nhất 3-5 nhà cung cấp để dễ dàng so sánh. Lưu ý xem họ có tính thêm chi phí phát sinh nào không.

• Đừng chỉ chọn những nhà cung cấp có mức giá rẻ nhất: Một số đơn vị có giá thấp nhưng chất lượng thực phẩm hoặc dịch vụ không đảm bảo. Thay vì chọn phương án rẻ nhất, hãy ưu tiên nhà cung cấp có thực đơn ngon, phục vụ chuyên nghiệp và dịch vụ hậu mãi tốt.

• Tận dụng các ưu đãi hoặc thương lượng giá: Nhiều đơn vị Outside Catering sẵn sàng giảm giá nếu bạn đặt số lượng lớn hoặc đặt sớm. Đừng ngại đàm phán để có mức giá tốt nhất.

• Chọn nhà cung cấp có combo dịch vụ: Một số đơn vị cung cấp đầy đủ dịch vụ Outside Catering bao gồm địa điểm, âm thanh ánh sáng, trang trí… Thay vì thuê riêng lẻ từng hạng mục, sử dụng dịch vụ trọn gói có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí mà vẫn đảm bảo sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp các ưu đãi cho các sự kiện, tiệc quan trọng

4. Dịch vụ Outside Catering trọn gói tại Metropole

Metropole - Đơn vị cung cấp dịch vụ Outside Catering đáng tin cậy

Dịch vụ Outside Catering trọn gói tại Metropole mang đến giải pháp tối ưu cho những sự kiện cần sự chuyên nghiệp, tiện lợi mà vẫn đảm bảo ngân sách hợp lý. Với thực đơn phong phú, dịch vụ đầy đủ từ A-Z và đội ngũ phục vụ tận tâm, Metropole sẽ giúp bạn tổ chức một bữa tiệc hoàn hảo mà không phải lo lắng về bất kì khâu chuẩn bị nào.

Khi lựa chọn gói dịch vụ trọn gói, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu chi phí so với việc thuê riêng lẻ từng hạng mục. Metropole cung cấp các gói Outside Catering linh hoạt, phù hợp với mọi quy mô sự kiện, từ tiệc gia đình, hội nghị đến gala dinner. Chúng tôi cam kết sử dụng nguyên liệu tươi ngon, thực đơn đa dạng và dịch vụ chuyên nghiệp để mang đến trải nghiệm ẩm thực trọn vẹn nhất.

>>> Xem thêm: Khám phá dịch vụ Outside Catering của nhà hàng tiệc cưới quận 3 Metropole

Lời kết

Tổ chức một sự kiện với dịch vụ tiệc tận nơi không chỉ đơn thuần là lựa chọn thực đơn mà còn đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng để cân đối ngân sách sao cho phù hợp. Việc lên kế hoạch chi tiết, lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín và áp dụng những mẹo tối ưu chi phí sẽ giúp bạn tổ chức một bữa tiệc chất lượng mà không lo vượt ngân sách. Hy vọng rằng bài viết này sẽ mang lại cho cho bạn những thông tin hữu ích để tính toán chi phí dịch vụ Outside Catering một cách hiệu quả.