Hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị khách hàng từng bước

Tổ chức một hội nghị khách hàng đòi hỏi một lượng lớn thông tin và thu thập dữ liệu để lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Toàn bộ quá trình có thể mất nhiều thời gian tùy thuộc vào quy mô của hội nghị, nhưng có thể hình dung để khởi động một hội nghị với sự thành công trong thời gian ngắn nếu bạn có thể đưa ra quyết định thực hiện kế hoạch nhanh chóng với những bước lập kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết.

Thực tế của việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị nếu không có bất kỳ kinh nghiệm nào, bạn có thể mất rất nhiều thời gian để suy nghĩ kỹ từng chi tiết nhỏ trong khi bỏ qua các vấn đề quan trọng hơn. Để làm cho quá trình đơn giản hơn cho những người lần đầu tiên, chúng tôi đã phác thảo các bước quan trọng nhất trong khi cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết về việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị cho khách hàng. Kết quả ở đây là một hướng dẫn lập kế hoạch hội nghị sẽ giúp bạn bắt đầu với một khuôn mẫu chắc chắn.

Bước 1: Xây dựng chủ đề cho hội nghị khách hàng

Lựa chọn địa điểm phù hợp với chủ đề hội nghị

Mọi sự kiện đều bắt đầu với một tầm nhìn, nhưng bạn sẽ cần chuyển đổi tầm nhìn của mình thành từ ngữ và con số để đo lường chi phí và đưa ra quyết định lập kế hoạch sáng suốt. Trước tiên, bạn cần bắt đầu với những điều cơ bản về lập kế hoạch sự kiện với ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao.

Mỗi hội nghị lớn đều cần một chủ đề. Thông điệp thống nhất mà các diễn giả của bạn sẽ truyền tải là gì và đâu là bài học chính cho những người tham dự hội nghị?

Các chủ đề tốt nhất, dễ liên tưởng và tạo phản ứng cảm xúc cho những người tham gia hội nghị. Chủ đề của bạn phải tập trung đúng vào tâm lý của người tham gia.

Chủ đề không chỉ là một lời kêu gọi tập hợp cho tất cả những người tham gia, nó cũng sẽ định hướng cho việc xây dựng thương hiệu và quảng bá sản phẩm, thương hiệu qua các trang mạng xã hội về hội nghị.

>> Xem thêm: Hội nghị dành cho khách hàng là gì? 

Bước 2: Lập kế hoạch cho hội nghị khách hàng

Dự tính ngân sách tổ chức hội nghị

Trừ khi hội nghị của bạn được tài trợ bởi một tổ chức hoặc khoản tài trợ, bạn sẽ cần phải vạch ra nguồn tiền của bạn đến từ đâu và nó đang được sử dụng vào việc gì. Phần đầu tiên của chương trình, doanh thu, chi phí cho việc thuê dịch vụ, tổ chức địa điểm,... nên được tính toán sớm trong quá trình lập kế hoạch.

Bây giờ, để đặt giá cho một hội nghị, bạn cần phải có ý tưởng về những gì bạn dự định cung cấp cho những người tham dự. Hành trình và đội hình diễn giả của bạn sẽ là yếu tố rất quan trọng trong quá trình hội nghị diễn ra.

Tham khảo: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng tiết kiệm

Bước 3: So sánh địa điểm và dịch vụ

Sau khi bạn có ý tưởng cụ thể hơn về thời gian diễn ra hội nghị và số lượng người bạn muốn tham dự, bạn có thể bắt đầu lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp. Hãy nhớ rằng lựa chọn địa điểm của bạn cũng sẽ xác định chi phí ăn uống và âm thanh / hình ảnh của bạn. Điều này là do hầu hết các trung tâm hội nghị và khách sạn tổ chức sự kiện đều yêu cầu bạn sử dụng dịch vụ nội bộ của họ cho bất kỳ sự kiện nào diễn ra tại địa điểm của họ.

Hầu hết các hội nghị sẽ cần cung cấp một số loại phòng nghỉ qua đêm cho khách du lịch từ bên ngoài khu vực. Sự cần thiết này tạo ra một loạt các cân nhắc khác để đưa ra quyết định về địa điểm của bạn.

Bước 4: Tuyển dụng và quản lý

Ngay cả những hội nghị phổ biến nhất cũng phải truyền thông hiệu quả sự kiện của họ để lấp đầy mọi chỗ ngồi trong phòng hội nghị. Sự tham dự là yếu tố quan trọng nhất đối với sự thành công của sự kiện của bạn. Số lượng người tham dự tốt mang lại doanh thu và cơ hội tài trợ. Và bạn càng có nhiều người đăng ký sẽ tạo ra nhiều nhu cầu về quảng cáo và lượt tham gia. Tóm lại, nếu bạn có thể lôi kéo một đám đông thì mọi thứ khác sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Việc quản lý đăng ký trở nên khó khăn hơn khi sự kiện của bạn phát triển với quy mô lớn. Bạn cần có người quản lý hệ thống đăng ký trực tuyến có thể giúp bạn theo dõi số lượng, xử lý thanh toán và sắp xếp dữ liệu.

Bước 5: Lập kế hoạch chi tiết

Cuối cùng, sau khi tổ chức và thực hiện các yếu tố quan trọng của hội nghị, bạn có thể bắt đầu suy nghĩ về các chi tiết nhỏ khác. Điều này bao gồm cách những người tham dự sẽ điều hướng hội nghị, bố cục chung của mỗi phòng và việc phân phối đồ ăn và thức uống. Đây là phần lập kế hoạch tổ chức hội nghị mà hầu hết mọi người đều kết hợp với tổ chức sự kiện. Cách tốt nhất để phối hợp tất cả các chi tiết là xem qua hành trình của bạn như những vị khách của bạn sẽ làm. Hình dung cách họ sẽ suy nghĩ và hành động tại mỗi thời điểm trong ngày để giải quyết các vấn đề trước khi chúng phát sinh.

Bước 6: Mẹo quản lý triển lãm

Các hội nghị thường có dành riêng cho các nhà tài trợ để quảng cáo sản phẩm, dịch vụ của họ. Đây có thể là một cơ hội rất hấp dẫn cho hội nghị khách hàng của bạn nếu bạn tổ chức tốt mọi thứ. Hãy nhớ rằng một khu vực triển lãm sẽ đòi hỏi một cam kết đáng kể về cả thời gian và nguồn lực, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị để quản lý nhu cầu của nhiều nhà cung cấp.

Tìm nhà tài trợ phù hợp cho hội nghị

Tổng kết

Bạn nên khảo sát tất cả những người tham gia hội nghị khách hàng gồm nhóm của bạn, diễn giả, tình nguyện viên, nhà cung cấp và tất nhiên những người tham dự. Vì hai lý do chính:

• Bạn nên cảm ơn các khách mời vì sự tham gia của họ. Đây không chỉ là một phép lịch sự thông thường mà bạn cũng sẽ để lại ấn tượng tích cực. Rất có thể đây không phải là hội nghị cuối cùng của bạn, vì vậy bạn muốn nuôi dưỡng bất kỳ kết nối nào bạn đã thực hiện.
• Thu thập các phản hồi: Đây là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp lắng nghe ý kiến của mọi người về hội nghị để có thể tổ chức tốt hơn trong tương lai.

Tham khảo: Những cách tổ chức hội nghị giúp thu hút sự tham dự của khách hàng