Hướng dẫn lập kế hoạch từng bước tổ chức hội nghị khách hàng

Bạn nên bắt đầu lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ít nhất sáu tháng trước ngày diễn ra. Đối với hội nghị lớn hơn, việc lập kế hoạch có thể bắt đầu trước một năm. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn các bước chính liên quan và liên kết bạn với các công cụ có giá trị sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Các bước không hoàn toàn theo thứ tự thời gian, bạn có thể bắt đầu liên hệ với những diễn giả tiềm năng trước khi đảm bảo được một địa điểm, nhưng họ cho bạn một ý tưởng sơ bộ về những gì cần tập trung trước.

Quyết định chủ đề

Tìm kiếm địa điểm tổ chức theo chủ đề hội nghị

Mỗi hội nghị lớn đều cần một chủ đề. Thông điệp thống nhất mà các diễn giả của bạn sẽ truyền tải là gì và đâu là bài học chính cho những người tham dự hội nghị?

Các chủ đề tốt nhất, dễ liên tưởng và tạo phản ứng cảm xúc cho những người tham gia hội nghị. Chủ đề của bạn phải tập trung đúng vào tâm lý của người tham gia.

Chủ đề không chỉ là một lời kêu gọi tập hợp cho tất cả những người tham gia, nó cũng sẽ định hướng cho việc xây dựng thương hiệu và quảng bá của bạn, từ việc thiết kế logo đến tạo ra các chủ đề trên mạng xã hội đến việc in các áp phích, tài liệu quảng cáo về hội nghị.

>> Xem thêm: Tất tần tật những kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo từ Metropole

Xây dựng ban tổ chức

Rất có thể, bạn sẽ không tổ chức toàn bộ hội nghị một mình.

Bạn sẽ cần một nhóm người chuyên phụ trách để chịu trách nhiệm về các công việc khác nhau về việc lập kế hoạch, đàm phán và thực hiện. Nhóm cốt lõi của bạn có thể sẽ bao gồm:

1. Đội ngũ lập kế hoạch: Địa điểm tổ chức hội nghị, lưu trú, sinh hoạt, ăn uống.
2. Nhóm quản trị: Lập ngân sách, đăng ký người tham dự, bán vé. Nhóm/người này cũng sẽ là đầu mối liên hệ chính đối với các câu hỏi liên quan đến hội nghị.
3. Nhóm tiếp thị: Liên hệ với giới truyền thông, tạo tài liệu quảng cáo, quản lý trang web, blog và các hoạt động truyền thông xã hội của bạn.
4. Nhóm tài trợ: Phụ trách đảm bảo các nhà tài trợ, xin tài trợ và gây quỹ (Chỉ phù hợp với các hội nghị dựa vào các nguồn tài chính bên ngoài)
5. Tình nguyện viên: Giúp tất cả các hoạt động tại chỗ trong ngày diễn ra hội nghị: quản lý cửa, quét vé, theo dõi danh sách khách mời, hướng dẫn mọi người,...

Công việc chính của bạn sẽ là điều phối nhóm, thiết lập các ưu tiên và giao nhiệm vụ.

>> Xem thêm: Trải nghiệm cá nhân hóa cho khách mời khi tham dự hội nghị, hội thảo

Lập danh sách chi phí cho hội nghị

Dự tính ngân sách tổ chức hội nghị

Cho dù hội nghị của bạn có được tài trợ bởi các nhà tài trợ hay không, bạn sẽ phải tổng hợp ngân sách. Bạn cần biết tiền của bạn đang được chi tiêu ở đâu cho các hoạt động nào.

Có ngân sách cũng sẽ giúp bạn định giá cho việc tham gia hội nghị. Dưới đây là những mục phổ biến nhất mà bạn sẽ muốn lập ngân sách cho:

• Hội họp
• Nhà ở
• Vận chuyển
• Dịch vụ ăn uống
• Phí diễn giả
• Các hoạt động
• Tiếp thị
• Thành viên của nhóm
• Chuẩn bị ngân sách với những ước tính thực tế cũng sẽ hữu ích khi tìm kiếm địa điểm và tổ chức hội nghị.

Tham khảo: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng tiết kiệm

Tìm nhà tài trợ

Tìm nhà tài trợ phù hợp cho hội nghị

Nếu bạn đang tự tài trợ cho hội nghị và không tìm kiếm các nguồn thu bên ngoài, bạn có thể bỏ qua bước này.
Nếu không, bạn sẽ muốn ra ngoài tìm kiếm nhà tài trợ hoặc sắp xếp người gây quỹ. Điều quan trọng cần ghi nhớ là các nhà tài trợ và giá trị của họ phải phù hợp với chủ đề hội nghị của bạn.

Bắt đầu bằng cách tìm các nhà tài trợ tài trợ cho các sự kiện tương tự hoặc thường được liên kết với các chủ đề chính của hội nghị khách hàng của bạn.

Quyết định mức độ mà các nhà tài trợ nên có trong cách điều hành hội nghị. Bạn sẽ cho phép xây dựng thương hiệu và biểu tượng của họ trong buổi tham dự khách hàng.

Hãy nhớ rằng: Đó là sự cân bằng tốt giữa nhận được tài trợ và hy sinh tính toàn vẹn của hội nghị của bạn. Bạn sẽ là người đánh giá và đưa ra quyết định đó.

Định ngày

Bây giờ là lúc để quyết định khi nào hội nghị của bạn sẽ diễn ra. Như đã thảo luận, ngày đó sẽ diễn ra trong khoảng thời gian từ sáu tháng đến một năm trước.

Bạn cũng cần tìm hiểu xem hội nghị sẽ kéo dài bao lâu. Sự đồng thuận trong ngành gợi ý rằng một hội nghị với khoảng 300 người tham gia sẽ kéo dài hai ngày. Các hội nghị lớn hơn, chuyên sâu hơn có thể kéo dài lâu hơn nữa.

Dưới đây là một số quy tắc cần ghi nhớ:

• Chọn một ngày không xung đột với các sự kiện lớn khác như lễ hội. Các sự kiện trên toàn thành phố khiến việc đặt vé máy bay trở nên đắt đỏ hơn và thường cản trở việc di chuyển đến hội nghị. Bên cạnh đó, bạn không muốn hội nghị của mình cạnh tranh gây chú ý với các sự kiện lớn.
• Tránh các kỳ nghỉ hè và nghỉ đông khi mọi người có xu hướng đi nghỉ mát. Tốt nhất bạn nên tổ chức vào khoảng giữa tháng 3 đến cuối tháng 6 hoặc từ đầu tháng 9 đến cuối tháng 11.
• Đừng bao giờ lên kế hoạch cho một cuộc họp vào cuối tuần. Đối với hầu hết những người tham gia hội nghị là một phần công việc của họ, vì vậy hãy lên lịch cho nó trong tuần làm việc.
• Hãy cố gắng đặt mục tiêu vào cuối tuần, để những người tham dự đi du lịch có cơ hội ở lại và tham quan trong thời gian nghỉ của họ. Những ngày tốt nhất cho một hội nghị là thứ Năm và thứ Sáu.
• Đặt ngày sẽ cho bạn một điểm cố định để lên kế hoạch chuẩn bị tốt hơn.

Chọn ngày tổ chức cần chu đáo, kỹ lưỡng

Tổng kết

Bạn nên khảo sát tất cả những người tham gia hội nghị khách hàng gồm nhóm của bạn, diễn giả, tình nguyện viên, nhà cung cấp và tất nhiên những người tham dự. Vì hai lý do chính:

• Bạn nên cảm ơn mọi người vì sự tham gia và nỗ lực của họ. Đây không chỉ là một phép lịch sự thông thường mà bạn cũng sẽ để lại ấn tượng tích cực. Rất có thể đây không phải là hội nghị cuối cùng của bạn, vì vậy bạn muốn nuôi dưỡng bất kỳ kết nối nào bạn đã thực hiện.
• Thu thập phản hồi: Đây là cơ hội hoàn hảo để nghe mọi người nghĩ gì về hội nghị và những gì có thể được thực hiện tốt hơn trong tương lai.

Tham khảo: Những cách tổ chức hội nghị thu hút khách hàng tham dự