Làm sao để tổ chức hội nghị khách hàng mang đến sự hài lòng cho người tham dự?

Làm hài lòng khách hàng trong sự kiện luôn là bài toán quan trọng mà các doanh nghiệp đều đau đầu để đi tìm lời giải đáp. Nếu hội nghị của công ty được tổ chức mang đến sự hài lòng cho khách mời thì nó được xem là bước đệm để doanh nghiệp vươn xa và củng cố thêm hình ảnh thương hiệu của mình. Vậy cần phải làm sao để tổ chức một buổi hội nghị khách hàng hoàn hảo mang đến sự hài lòng cho mọi người. Hãy tham khảo bài viết của Metropole dưới đây nhé!

Làm hài lòng khách hàng trong sự kiện luôn là điều quan trọng

Cách thức tiếp đón khách mời

Tiếp đón khách mời được xem là công đoạn quan trọng nhất. Bởi đây chính là bước định hình suy nghĩ, cảm nhận ban đầu của khách mời về sự kiện công ty. Nếu doanh nghiệp làm tốt bước này sẽ được coi như phần nào thành công trong việc xây dựng thiện cảm, ý nghĩ tích cực cho mỗi vị khách. Theo đó, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Bàn tiếp đón: Đây là vị trí để khách mời check in, nhận thư mời, quà doorgift, cài hoa hoặc nhận những thông tin hữu ích khi tham dự,... Do đó, doanh nghiệp cần sắp xếp bàn ghế tiếp đón sao cho gọn gàng, đẹp mắt, khoa học và phù hợp với chủ đề chính của sự kiện. 
• Chuẩn bị và đón tiếp: Bộ phận nhận trách nhiệm đón tiếp khách hàng phải luôn trong tâm thế sẵn sàng trước và trong quá trình tổ chức sự kiện. Theo đó, những người đón tiếp khách phải chủ động giới thiệu vị trí của người tham dự, chỉ dẫn họ đến đúng chỗ ngồi và luôn hỗ trợ khi họ cần. Thái độ người phục vụ phải luôn niềm nở để tạo cảm giác thân thiện, an toàn từ đó lấy thiện cảm của người tham gia.

>> Xem thêm: Những sai lầm khi tổ chức tri ân khách hàng cần phải biết

Không gian tiếp đón khách mời cần được bố trí ấn tượng

Tiếp đãi khách trong quá trình diễn ra hội nghị khách hàng

Trong quá trình hội nghị được diễn ra, doanh nghiệp phải luôn đảm bảo yếu tố an toàn và sự thoải mái cho khách mời. Đặc biệt với những sự kiện có quy mô lớn, bạn phải bố trí thêm lực lượng bảo vệ để kịp thời ứng phó những tình huống xấu có thể xảy ra. Ngoài ra, cần chắc chắn lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào phải luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách mời cũng sẽ rời khỏi một cách an toàn. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải luôn đặt mình vào vị trí của khách mời để tìm hiểu rõ mong muốn của người tham dự. Điều mà hầu hết mọi người đều muốn được nhận khi tham gia sự kiện chính là sự tôn trọng. Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức để làm sao khách mời có thể cảm nhận rõ về điều đó, làm cho họ cảm thấy thật vinh dự khi đến tham dự sự kiện của công ty bạn. Bạn có thể sử dụng nguyên tắc đòn bẩy đó là hãy ưu tiên những vị trí đầu dành cho những vị khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, hoặc dành tặng họ những món quà hấp dẫn. Điều này vừa khiến khách quen cảm thấy được tôn trọng, được săn sóc tận tình, gia tăng sự tin tưởng mà còn thu hút khách hàng tiềm năng. 

>> Xem thêm: Hội nghị khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?

Đảm bảo yếu tố an toàn và thoải mái cho khách mời trong suốt quá trình hội nghị diễn ra

Kịch bản chương trình tập trung nhiều hơn về giải quyết “nỗi đau" 

Bên cạnh việc chu đáo trong cách thức tiếp đón, sắp xếp chỗ ngồi hợp lý, một điều quan trọng khác mà doanh nghiệp cần làm đó là xây dựng một kịch bản “đúng ý" khách mời. Điều đó có nghĩa là thay vì tạo ra “niềm vui" hãy tập trung giải quyết “nỗi đau". Nghe có vẻ thật kỳ lạ, nhưng đây được xem là một trong những mẹo hay để giúp khách mời của bạn cảm thấy hài lòng khi tham dự sự kiện. Theo đó, khi quảng bá một sản phẩm, dịch vụ nào đó của mình, công ty hãy nhấn mạnh việc những sản phẩm, dịch vụ đó có thể giúp khách hàng giải quyết “nỗi đau" nào mà họ đang gặp phải, thay vì chỉ mãi nói đến nó một cách sáo rỗng và tìm kiếm niềm vui. Thay vì chỉ hứa hẹn những trải nghiệm tuyệt vời mà sản phẩm, dịch vụ sẽ mang lại, hãy tập trung vào câu chuyện giải quyết những vướng bận đang tồn tại âm ỉ trong lòng khách tham dự.

Kích thích mọi giác quan của khách mời

Không có gì tuyệt vời hơn là khả năng thu hút mọi giác quan của người tham dự sự kiện. Theo đó, doanh nghiệp có thể thực hiện điều này thông qua mọi “điểm chạm" từ hình ảnh, video, câu chữ, lời kêu gọi, âm thanh, ánh sáng, mùi hương,... Doanh nghiệp có rất nhiều cách để nâng cao trải nghiệm của khách mời bằng việc thiết lập nên trong tâm trí của mỗi vị khách một bộ nhớ mạnh mẽ thông qua các giác quan. Đó có thể là những tấm banner được thiết kế chỉn chu, những sắc hoa tươi thắm được bố trí phù hợp trong phòng hội nghị hay hương tinh dầu thanh nhẹ tỏa ra từ những chiếc máy khuếch tán hay nến thơm,... Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ khiến cho hội nghị trở thành một sự kiện đáng nhớ không chỉ bởi nội dung sự kiện hoàn hảo mà còn bởi mùi hương dễ chịu, màu sắc hài hoà với khả năng gợi lại và khiến cho khách tham dự thích thú khi mỗi khi nghĩ về sự kiện.

>> Xem thêm: Metropole - Địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị cho khách hàng

Kích thích mọi giác quan của khách mời bằng không gian được bố trí hình ảnh, âm thanh chỉn chu

Kết nối cảm xúc của khách tham dự

Một trong những bí quyết mang đến sự hài lòng cho khách mời chính là biết cách điều khiển cảm xúc của họ. Theo đó, để xây dựng một sự kiện đáng nhớ, đồng thời tạo ấn tượng tuyệt vời với người tham dự, nhà tổ chức hãy thử tìm các kết nối cảm xúc của các khách mời. Doanh nghiệp có thể thực hiện việc này thông qua hình thức kể chuyện (storytelling) quen thuộc. Đây chính là kỹ thuật giúp giải phóng các chất dẫn truyền thần kinh khác nhau, tạo ra những hoocmon hạnh phúc (dopamine, oxytocin, serotonin hoặc endorphin). Việc này sẽ tạo cảm giác tích cực  người nghe với các thông điệp của sự kiện một cách hiệu quả. 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Trao quà tặng và kết thúc sự kiện

Việc tặng quà cho khách mời không chỉ khiến khách cảm thấy thích thú khi được nhận quà, mà còn là chiến lược marketing hiệu quả giúp sản phẩm, dịch vụ của công ty tiếp cận gần hơn với khách hàng. Bên cạnh đó, việc tặng quà còn thể hiện sự tri ân đối với khách hàng, do đó khi gửi trao đừng quên kèm theo lời cảm ơn chân thành đến họ nhé. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng nên thêm thắt sự mong mỏi, hy vọng rằng họ sẽ tiếp tục là những vị khách trung thành trong tương lai của doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, khi sự kiện kết thúc cũng là lúc khách tham dự sẽ ùa ra cửa cùng một lúc do đó doanh nghiệp cần huy động lực lượng bảo vệ tập trung phía ngoài để đảm bảo về mặt an ninh và hỗ trợ việc sự kiện được kết thúc một cách có trật tự và tốt đẹp. 

>> Xem thêm: Gợi ý lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức hội nghị khách hàng

Việc tặng quà cho khách mời là phần cần thiết cho hội nghị khách hàng

Khi đặt mình vào vị trí của người tham dự sự kiện doanh nghiệp sẽ biết cách tổ chức thế nào để mang đến sự hài lòng tối đa cho khách mời. Hy vọng với những gợi ý trên đây của Metropole sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức một hội nghị khách hàng suôn sẻ, tốt đẹp, để lại nhiều dấu ấn tuyệt vời trong lòng mỗi vị khách khi tham dự.