Những khó khăn thường gặp phải khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là một trong những hoạt động phổ biến của doanh nghiệp. Do đóng vai trò quan trọng nên sự kiện này luôn được doanh nghiệp chú trọng trong từng chi tiết nhỏ. Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng chương trình, một số khó khăn vẫn còn tồn tại và gây nên những cản trở nhất định. Vậy những vấn đề đó là gì và làm sao để có thể khắc phục chúng? Hãy cùng Metropole tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

Hội nghị khách hàng là một trong những hoạt động phổ biến

1. Kịch bản hội nghị khách hàng thiếu yếu tố mới lạ

Sự kiện tri ân khách hàng luôn là niềm tự hào lớn lao của doanh nghiệp. Với sự tham gia của những khách hàng thân thiết, những vị khách có địa vị và uy tín, đây là lúc công ty thể hiện hết những ưu điểm, nét nổi bật của mình. Do đó, nếu kịch bản chương trình được xây dựng dựa trên những yếu tố quen thuộc, nhàm chán, rập khuôn thì sẽ khiến sự kiện trở nên mờ nhạt, thiếu chuyên nghiệp và không để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời. 

Vì vậy, khi xây dựng chương trình cho hội nghị, phía doanh nghiệp cần chú trọng thiết kế một kịch bản thật hoàn hảo, trọn vẹn, đầy đủ các yếu tố cơ bản và đi theo hướng sáng tạo độc quyền. Theo đó, doanh nghiệp phải thể hiện được những điểm mạnh đặc trưng của mình, tạo một đến hai khoảnh khắc đắt giá (key moment) để khiến toàn bộ chương trình được diễn ra đầy màu sắc và chuyên nghiệp.

Lưu ý rằng, không nên “nhồi nhét" quá nhiều key moment vì quá nhiều những điểm ấn tượng sẽ vô tình khiến kịch bản không còn điểm nhấn. Khi mọi thứ cứ diễn ra đều đều từ đầu đến cuối sẽ không còn sức hấp dẫn lay động tâm trí của người tham dự.

>> Xem thêm: Hội nghị cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị như thế nào?

Khi xây dựng kịch bản cần đưa ra những ý tưởng sáng tạo

2. Khó khăn khi lựa chọn địa điểm tổ chức 

Một trong những khó khăn lớn đối với doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng chính là chọn sai nơi diễn ra buổi tiệc. Một địa điểm tổ chức chưa đạt yêu cầu là khi không đáp ứng được những nhu cầu về sức chứa, vị trí khó tìm kiếm, không gian sảnh tiệc chưa phù hợp với chủ đề của sự kiện. Những yếu tố này chính là những trở ngại lớn khiến cho việc tham dự của khách mời trở nên khó khăn, bất tiện và không được thoải mái. 

Do đó, để hạn chế tình trạng này và đảm bảo cho sự trang trọng của chương trình hội nghị, ban tổ chức sự kiện của doanh nghiệp cần có phương án khảo sát cụ thể. Theo đó, cần vạch sẵn những mục tiêu tìm chọn địa điểm như sức chứa, trang thiết bị, vị trí, chi phí, chất lượng món ăn, quy trình phục vụ,... để từ đó dễ dàng tìm chọn địa điểm phù hợp.

Việc trực tiếp đến địa điểm và khảo sát tình hình cũng rất cần thiết. Khi tận mắt xem xét hệ thống sảnh tiệc, các trang thiết bị và làm việc với nhân viên tư vấn sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những cái nhìn tổng quan, chính xác để có thể chuẩn bị và lên kế hoạch mọi thứ được chỉn chu ngay từ đầu.

Tuỳ theo chủ đề của sự kiện mà doanh nghiệp có thể chọn tổ chức tiệc trong nhà hay ngoài trời. Nhưng dù ở đâu thì cũng phải đảm bảo về mặt diện tích, khu vực trung tâm và hệ thống giao thông thuận tiện. 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Cần lựa chọn địa điểm tổ chức có sức chứa phù hợp với hội nghị khách hàng của công ty

3. Nhân sự thiếu kinh nghiệm

Yếu tố con người cũng là một trong những khó khăn khi xây dựng chương trình cho sự kiện khách hàng. Nhân sự luôn là yếu tố then chốt tại bất kỳ sự kiện nào, nhưng nếu để đội ngũ nhân viên thiếu chuyên nghiệp, không đủ kinh nghiệm tổ chức sự kiện để điều hành chương trình thì sẽ khiến toàn bộ buổi hội nghị được diễn ra sơ sài, kém chất lượng. Thậm chí, những sơ suất trong sự kiện còn ảnh hưởng đến uy tín và bộ mặt của công ty.

Để sự việc này không xảy ra, doanh nghiệp còn có những bước xem xét, chọn lọc và phân công cụ thể từng công việc tổ chức sự kiện cho những bộ phận, cá nhân phù hợp, có trách nhiệm và năng lực. Từ việc lễ tân, hướng dẫn khách, phục vụ, MC cho đến những nhân viên sân khấu hay bên phía bảo vệ, vệ sĩ thì doanh nghiệp cũng cần đáp ứng những yêu cầu khắt khe để mọi hạng mục được thực hiện đúng kịch bản và suôn sẻ nhất. 

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị cho khách hàng nhiều hơn

 Doanh nghiệp cần chọn lọc và phân công cụ thể từng công việc khi tổ chức hội nghị

4. Lựa chọn nhà tổ chức thiếu chuyên nghiệp, uy tín

Một trong những khó khăn khi doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị chính là việc lựa chọn đơn vị tổ chức. Ngày càng có nhiều công ty tổ chức sự kiện lớn nhỏ được thành lập nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của khách hàng. Tuy nhiên, chính vì sự đa dạng của các lựa chọn mà nhiều doanh nghiệp cảm thấy bối rối không biết nên chọn nhà tổ chức nào uy tín để buổi tiệc được diễn ra thành công.

Mỗi đơn vị sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng, tuy nhiên điều quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là không nên lựa chọn những nhà tổ chức thiếu kinh nghiệm và không mang đến cảm giác uy tín, yên tâm. Thực tế, có một số đơn vị sẵn sàng phá giá thị trường để cạnh tranh tuy nhiên chất lượng dịch vụ mà họ đem đến lại không tương xứng và gây ra nhiều thất vọng. 

Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và được đánh giá cao trong nhiều năm. Chất lượng trang thiết bị, quy trình phục vụ và hương vị của các món ăn cùng tính chuyên nghiệp, uy tín của Metropole đã nhận được sự tin tưởng của nhiều khách hàng và giúp cho Metropole đứng vững trên vị thế ngày hôm nay.

Nếu Quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội nghị khách hàng chất lượng, hiệu quả thì đừng ngần ngại liên hệ với Metropole để đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp có thể mang đến cho bạn những tư vấn cụ thể và chi tiết nhất nhé!

Metropole là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín

5. Kết luận

Trên đây là một số những khó khăn thường gặp khi doanh nghiệp xây dựng chương trình tổ chức hội nghị và những gợi ý từ Metropole để phòng tránh. Mong rằng những thông tin này sẽ là sự tham khảo khi doanh nghiệp có nhu cầu. Chúc Quý doanh nghiệp sẽ tổ chức được một chương trình hội nghị khách hàng thành công, chất lượng và trọn vẹn nhất. 
>> Xem thêm: Metropole - Địa điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện khách hàng