Những kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị khách hàng thêm đẳng cấp

Tùy vào tính chất, quy mô của từng hội nghị khách hàng mà sẽ có những kiểu sắp xếp bàn ghế khác nhau, không chỉ đóng vai trò mang đến một không gian thảo luận, bàn bạc, trao đổi các vấn đề về công việc mà thông qua đó người ta còn dễ dàng đánh giá tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Vậy cần sắp xếp bàn ghế như thế nào để góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện của công ty? Hãy cùng tham khảo bài viết sau đây của Metropole nhé!

Nguyên tắc cơ bản trong việc sắp xếp bàn ghế cho hội nghị khách hàng

Tùy vào đặc thù riêng biệt của mỗi buổi sự kiện mà có rất nhiều kiểu sắp xếp bàn ghế. Tuy nhiên, dù là kiểu bố trí như thế nào thì cũng cần phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản. Các nguyên tắc này được đặt ra như kiến thức nền mà quý doanh nghiệp cần nắm rõ.

Tuỳ vào đặc thù riêng biệt của mỗi buổi sự kiện mà có rất nhiều kiểu sắp xếp bàn ghế

Xây dựng sơ đồ phòng hội nghị

Một số công ty khi lên ý tưởng xây dựng không gian phòng hội nghị thường ít quan tâm đến bản sơ đồ chi tiết ngay từ đầu. Những kiểu bố trí bàn ghế thường làm theo cảm tính hoặc mang tính “bắt chước" nên không tránh khỏi những lỗi sai cơ bản. Điều này không chỉ làm mất hiệu quả, sự tiện nghi trong suốt buổi hội nghị mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty. Do đó, trong quá trình bố trí bàn ghế cho sự kiện bạn luôn cần xây dựng một sơ đồ phòng hội nghị ngay từ đầu.

>> Xem thêm: Hướng dẫn tổ chức hội nghị khách hàng thành công từ A đến Z

Phân chia layout phòng hội nghị hợp lý

Layout phòng hội nghị chính là tổng thể cách bố trí và phân chia không gian. Thông thường các buổi hội nghị sẽ được lựa chọn kiểu layout thoáng đãng, không quá “nhồi nhét" quá nhiều đồ đạc hay các vật dụng trang trí xung quanh. Bên cạnh đó, việc phân chia từng khu vực cho sự kiện cần phải khoa học, hợp lý và thuận tiện cho từng mục đích sử dụng. 

Sắp xếp chỗ ngồi hợp lý

Trong mỗi buổi hội nghị luôn có sự phân chia rõ ràng về chỗ ngồi không chỉ theo thứ tự cấp bậc, chức vụ mà còn giúp cho việc thảo luận, trò chuyện được thực hiện dễ dàng. Thông thường các buổi hội nghị sẽ áp dụng 3 cách trình bày chỗ ngồi như sau:

• Kiểu hỗ trợ: Thông thường đây là vị trí dành cho những nhân viên sẽ hỗ trợ cho sếp. Chỗ ngồi sẽ được xếp vuông góc với vị trí của xếp. Kiểu bố trí này sẽ giúp hai bên tiện trao đổi, nhân viên dễ dàng tiếp nhận, xử lý thông tin và hỗ trợ sếp lúc cần. 
• Kiểu đối kháng: Đây là kiểu bố trí với chiếc bàn ngăn giữa và hai dãy ghế hai bên với tư thế đối mặt nhau tạo nên khoảng cách và sự đối đầu cho người ngồi. 
• Kiểu hợp tác: Đây là cách trình bày dành cho những thành viên trong hội nghị có chung cùng suy nghĩ muốn thảo luận cùng nhau. Đây là kiểu dành cho những người có vị trí ngang nhau nên khi sắp xếp bạn cần lưu ý nhé!

Trong mỗi buổi hội nghị luôn có sự phân chia rõ ràng về chỗ ngồi 

Các kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị khách hàng

Kiểu lớp học (classroom)

Các dãy ghế trong phòng hội nghị sẽ được xếp hướng lên sân khấu, mỗi dãy ghế sẽ được bố trí bàn để tạo điều kiện cho việc ghi chép, đọc tài liệu, hay sử dụng laptop. Kiểu sắp xếp này phù hợp với những cuộc họp kéo dài và cần có không gian để khách mời để các vật dụng cá nhân hay tỳ tay, gác tay lên bàn. 

Ưu điểm của kiểu bố trí này chính là người trình bày có thể nhìn thấy được tất cả những người tham gia tuy nhiên nhược điểm của nó là làm giảm khả năng tương tác vì người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau. Những lưu ý khi sắp xếp bàn ghế kiểu lớp học là:

• Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 đến 1m. Khoảng cách này được tạo ra để làm lối đi cho khách mời. Đây chỉ là quy định cơ bản, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích phòng cho phép.
• Khoảng trống dành cho mỗi khách mời trên bàn khoảng từ 50 đến 60cm. Tuỳ thuộc vào không gian hay các vật dụng được sử dụng trong quá trình sự kiện diễn ra mà khoảng cách có thể được điều chỉnh linh hoạt. 

Xếp bàn ghế lớp học phù hợp những buổi hội nghị khách hàng kéo dài

Kiểu nhà hát (Theatre)

Đây chính là kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị khá thông dụng. Cũng giống như kiểu lớp học, các ghế ngồi sẽ được bố trí hướng đến sân khấu, tuy nhiên điểm khác biệt chính của kiểu rạp hát là trừ bàn đầu tiên dành cho đại biểu các dãy ghế phía sau sẽ không có bàn ở giữa. Kiểu bày trí này phù hợp với những sự kiện người tham dự là khán giả, không cần ghi chép hoặc ăn uống. 

Tuỳ vào từng tính chất của buổi hội nghị mà các hàng ghế có thể sắp xếp theo hình bán nguyệt, hình tròn, hàng ngang với tầm nhìn hướng đến tiêu điểm. Các ghế sẽ được xếp theo kiểu so le để người ngồi không bị che mất tầm nhìn. Bên cạnh đó, giữa các khu vực đơn vị tổ chức sự kiện thường để dành khoảng cách ít nhất 1m để lấy lối đi dọc cho khách mời. Nếu diện tích cho phép, thường nhà hàng sẽ dành 2 - 3 lối đi như vậy. 

Sắp xếp kiểu nửa bàn tròn tiệc (Cabaret)

Nếu trước đây nhiều người thường dùng kiểu bàn tròn để sắp xếp cho những sự kiện có dùng bữa thì ngày nay nhiều doanh nghiệp vẫn chọn cách bố trí bàn ghế này cho hội nghị nhằm tăng tính nghệ thuật và sự sang trọng cho buổi tiệc. Đôi khi, một số doanh nghiệp còn xếp theo kiểu nửa bàn tròn để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể hướng mặt về sân khấu để theo dõi toàn bộ chương trình.

Với cách sắp xếp này sẽ tạo sự tương tác, kết nối tốt giữa các khách mời tuy nhiên lại chiếm khá nhiều diện tích. Do đó, nếu khách mời ít, bạn có thể chọn kiểu sắp xếp này để mang đến sự sang trọng, thân mật cho buổi tiệc. 

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách hàng tham dự hội nghị khách hàng nhiều hơn

Sắp xếp kiểu nửa bàn tròn tạo sự tương tác, kết nối tốt 

Kiểu chữ U

Với kiểu xếp bàn ghế theo hình chữ U thích hợp cho những buổi hội nghị với số lượng khách tham dự ít, khoảng từ 25 - 30 người. Theo đó, các dãy bàn sẽ được sắp xếp theo chữ U với khoảng trống ở giữa. Các bàn được xếp liền kề với nhau hoặc giãn cách tối thiểu 5cm.

Cách sắp xếp này sẽ mang đến sự tương tác giữa những người tham gia cũng như tạo điều kiện để mọi người có thể hướng đến người diễn thuyết hoặc màn hình chiếu. Nếu hội nghị của công ty bạn có số lượng người tham dự ít thì sảnh tiệc với kiểu xếp bàn ghế chữ U này sẽ là lựa chọn lý tưởng.

Trên đây là những cách bố trí bàn ghế cho hội nghị khách hàng mà bạn cần nắm rõ để giúp cho việc tổ chức hội nghị của công ty được suôn sẻ. Nếu còn thắc mắc bất cứ điều gì hãy liên hệ ngay Metropole nhé. Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole tự hào là thương hiệu luôn đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng nên những buổi hội nghị khách hàng thành công nhất.