Những sai lầm thường gặp khi tổ chức hội nghị thương hiệu

Suy nghĩ về những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện có lẽ sẽ khiến nhiều người cảm thấy khá tiêu cực. Tuy nhiên, trong thực tế đây là một việc quan trọng mà bạn cần làm trong giai đoạn lập kế hoạch tổ chức để tránh những điều không mong muốn. Trong bài viết này, Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole sẽ giúp bạn tìm hiểu thêm về những sai lầm thường gặp khi tổ chức hội nghị thương hiệu. Hãy tham khảo để có sự chuẩn bị tốt nhất nhé!

Dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để tổ chức sự kiện hoàn hảo hơn

1. Tại sao cần tránh sai lầm khi tổ chức hội nghị thương hiệu?

Một hội nghị thương hiệu thành công không chỉ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng mà còn góp phần nâng cao mức độ trung thành và sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ. Tuy nhiên, nếu tổ chức sai cách, sự kiện có thể gây ra những tác động ngược lại, làm giảm uy tín của doanh nghiệp và khiến khách hàng mất niềm tin. Do đó, việc tránh các sai lầm trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng là vô cùng quan trọng.

2. Những sai lầm các doanh nghiệp thường mắc phải khi tổ chức hội nghị thương hiệu

2.1. Không xác định rõ mục tiêu của hội nghị

Thiếu mục tiêu cụ thể dễ dẫn đến việc tổ chức thiếu định hướng, lãng phí nguồn lực và không mang lại hiệu quả. Mục tiêu có thể là ra mắt sản phẩm, xây dựng mối quan hệ, hoặc tri ân khách hàng. Việc xác định rõ ràng giúp doanh nghiệp lên kế hoạch phù hợp và đo lường kết quả dễ dàng hơn.

2.2. Lựa chọn địa điểm tổ chức không phù hợp

Nhiều doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn những đơn vị tổ chức chuẩn “sao" để làm nơi diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, nhiều sao không đồng nghĩa với việc buổi lễ của công ty chắc chắn được diễn ra hoàn hảo, thành công. Bên cạnh chọn một trung tâm chất lượng, bạn cần phải chọn nơi phù hợp với mục đích, yêu cầu và quy mô của sự kiện. Đừng chỉ vì ưu tiên những trung tâm được xếp hạng nhiều “sao” mà bỏ qua những yếu tố quan trọng khác. Hãy gạch đầu dòng những tiêu chí chọn sảnh và dành thời gian đến tận nơi để khảo sát địa điểm. Với cách này chắc chắn bạn sẽ tìm được địa chỉ đáng tin cậy để công ty bạn tổ chức sự kiện hoành tráng.

Khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị thương hiệu hãy dựa vào nhiều yếu tố phù hợp

>> Xem thêm: Những lý do khiến Metropole được các doanh nghiệp lựa chọn là nơi tổ chức hội nghị thương hiệu 

2.3. Không đầu tư vào việc thiết kế trải nghiệm khách hàng

Dường như nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua vấn đề này vì cho rằng nó không cần thiết. Thực tế đây chính là một sai lầm lớn mà bạn cần tránh, đừng chỉ mải mê quan tâm vào những việc như thiết kế sân khấu hoành tráng, trang trí sự kiện lộng lẫy với những standee ấn tượng mà bỏ quên trải nghiệm của những vị khách tham dự sự kiện. Trải nghiệm khách hàng cần phải được thiết kế liền mạch cả trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Một hội nghị chỉ tập trung vào nội dung và bỏ qua yếu tố trải nghiệm sẽ khiến khách mời cảm thấy nhàm chán. Các hoạt động tương tác như khu vực check-in sáng tạo, photo corner hoặc trò chơi có thưởng sẽ giúp tăng tính gắn kết và tạo ấn tượng tốt hơn.

>> Xem thêm: Điểm danh những cách giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng tham dự hội nghị nhiều hơn

2.4. Không chuẩn bị sẵn đội ngũ quay phim, ghi hình

Việc ghi lại những khoảnh khắc trong hội nghị thương hiệu là điều quan trọng và cần thiết ai cũng biết. Thế nhưng đôi khi bạn lại quên mất việc phân công công việc này cho những nhóm người cụ thể. Thiếu ghi nhận hình ảnh, video khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội quảng bá sau sự kiện. Nhiều doanh nghiệp còn thường giao toàn bộ phần việc này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh nhưng không có bất kỳ kịch bản nào được chuẩn bị sẵn trước đó. Vì vậy, người thực hiện không thể nắm rõ mục đích, yêu cầu, ý đồ của nhà tổ chức. Hãy chuẩn bị đội ngũ chuyên nghiệp để ghi lại những khoảnh khắc quan trọng, giúp lưu giữ kỷ niệm và phục vụ chiến dịch truyền thông sau này.

Phân công việc cho đội ngũ quay phim, ghi hình rõ ràng khi tổ chức sự kiện

2.5. Không quản lý tốt thời gian chương trình

Thời gian là yếu tố quan trọng khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Việc kéo dài chương trình quá lâu hoặc không đảm bảo đúng lịch trình sẽ gây mệt mỏi cho khách mời hoặc quá ngắn có thể làm giảm sự chú ý của khách mời, khiến họ cảm thấy không có đủ thời gian để tiếp nhận thông tin. Việc không quản lý tốt thời gian sẽ khiến hội nghị thương hiệu trở nên thiếu chuyên nghiệp và không hiệu quả. Cần lập kịch bản chi tiết và tuân thủ nghiêm ngặt để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng thời gian dự kiến. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết cho thời gian của từng phần trong chương trình, đảm bảo mỗi hoạt động được thực hiện đúng thời gian đã định.

2.6. Nội dung chương trình kém hấp dẫn

Nội dung hội nghị thiếu sáng tạo hoặc không phù hợp với đối tượng khách mời sẽ làm giảm sự quan tâm. Đây chính là sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải khi tổ chức sự kiện khách hàng. Hội nghị thương hiệu chính là nơi để công ty bạn thể hiện chuyên nghiệp, xây dựng hình ảnh thương hiệu thế nhưng nếu kịch bản chẳng có điểm nhấn sẽ khiến khách mời nhàm chán thậm chí là cảm thấy mất thời gian khi tham dự. Theo đó, khi lên kịch bản tổ chức tiệc có hai yếu tố mà bạn cần lưu ý đó chính là ý tưởng và thiết kế điểm nhấn (key moment) cho sự kiện. Dĩ nhiên, điểm nhấn đó cần phải thật sáng tạo, có tính liên quan và có khả năng thực hiện cao. Bên cạnh đó, ý tưởng tổ chức cần phải phù hợp với tính chất và văn hoá của doanh nghiệp. 

Kịch bản cần tạo điểm nhấn ấn tượng

>> Xem thêm: Tổng hợp các thông tin về hội nghị thương hiệu và các bước tổ chức

2.7. Không kiểm soát ngân sách hiệu quả

Một sai lầm nghiêm trọng trong việc tổ chức hội nghị thương hiệu là không kiểm soát ngân sách một cách chặt chẽ. Chi phí có thể vượt quá dự kiến nếu không lập kế hoạch chi tiết và phân bổ không hợp lý sẽ gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện hoặc khiến doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính. Vì vậy, cần lập kế hoạch chi tiết, ưu tiên các hạng mục quan trọng và kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ.

2.8. Thiếu kế hoạch dự phòng cho sự cố

Không ai có thể lường trước được tất cả các tình huống có thể xảy ra trong một sự kiện. Nếu không có kế hoạch dự phòng, bạn có thể gặp phải sự cố như mất điện, lỗi kỹ thuật hay thay đổi thời tiết có thể xảy ra bất ngờ. Điều này có thể làm gián đoạn chương trình và khiến khách mời cảm thấy không hài lòng. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch dự phòng cho những sự cố có thể xảy ra, bao gồm thiết bị dự phòng, đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, hoặc các giải pháp thay thế để xử lý tình huống khẩn cấp.

2.9. Không đo lường kết quả sau hội nghị

Một sai lầm nghiêm trọng nữa là không đo lường kết quả sau hội nghị. Việc này khiến bạn không thể đánh giá được mức độ thành công của sự kiện và cải thiện cho những lần tổ chức sau cũng như không rút ra được kinh nghiệm cho các sự kiện sau. Các chỉ số cần đo lường bao gồm mức độ hài lòng của khách mời, sự hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu, và tác động của sự kiện đối với doanh thu hoặc hình ảnh thương hiệu. Hãy thu thập ý kiến từ khách mời, đo lường chỉ số ROI và phân tích những điểm cần cải thiện để hoàn thiện chiến lược tổ chức.

>> Xem thêm: Chỉ số ROI giúp đo lường hiệu quả của hội nghị thương hiệu như thế nào?

3. Kết luận

Như vậy Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole vừa liệt kê một vài sai lầm phổ biến khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị thương hiệu. Hy vọng rằng đây sẽ là nguồn tham khảo hữu ích để giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt, tránh những rủi ro không đáng có và tăng cường hiệu quả khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, để đảm bảo buổi tiệc được diễn ra trọn vẹn nhất quý doanh nghiệp cần lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín để giúp bạn hạn chế tối đa những vấn đề không mong muốn có thể xảy ra. Metropole với kinh nghiệm nhiều năm cùng việc sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ là sự lựa chọn tối ưu dành cho các sự kiện quan trọng của công ty bạn.