Tiết lộ 6 yếu tố khiến hội nghị khách hàng thiếu chuyên nghiệp

Hội nghị khách hàng không chỉ là dịp để quảng bá sản phẩm, dịch vụ, củng cố mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng thân thiết, thu hút khách hàng tiềm năng mà thông qua đó doanh nghiệp còn có cơ hội để thể hiện tính chuyên nghiệp và độ uy tín của mình. Thế nhưng, nếu không khéo léo trong việc tổ chức, doanh nghiệp rất dễ vấp phải những sai lầm đáng tiếc dẫn đến sự kiện diễn ra không thành công và thiếu tính chuyên nghiệp. Dưới đây Metropole sẽ chỉ rõ 6 yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng của buổi hội nghị, hãy tham khảo để doanh nghiệp phòng tránh các rủi ro nhé!

Khi tổ chức hội nghị khách hàng cần khéo léo trong từng chi tiết 

1. Không chú trọng quảng bá sự kiện, chỉ chờ “hữu xạ tự thiên hương"

Có nhiều doanh nghiệp dành phần lớn thời gian lẫn công sức vào việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Phân công rõ ràng từng hạng mục cho từng bộ phận, chỉn chu từ công đoạn vừa lên ý tưởng cho đến khi sự kiện được diễn ra, thế nhưng doanh nghiệp lại thường bỏ qua một chi tiết quan trọng đó là quảng bá cho sự kiện.

Đối với bất cứ sự kiện gì cũng vậy, việc quảng bá đóng vai trò rất quan trọng. Cho dù công ty bạn có đầu tư về mặt kịch bản, địa điểm tổ chức hoàn hảo đến đâu nhưng không làm tốt việc truyền thông thì sẽ không tạo được sức ảnh hưởng, lan tỏa đến cộng đồng những người quan tâm. Với hội nghị tri ân khách hàng, số lượng người tham dự chính là thước đo để doanh nghiệp đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Thông qua đó, việc quảng bá sản phẩm dịch vụ sẽ được diễn ra rộng rãi. 

Do đó, bên cạnh việc làm tốt những công việc chuẩn bị chu đáo, doanh nghiệp cần đầu tư cả nhân lực và chi phí cho hoạt động truyền thông. Đây chính là sợi dây kết nối giữa hội nghị và những người quan tâm. Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ số này nay, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào một nền tảng duy nhất mà cần thực hiện việc truyền thông sự kiện rộng rãi trên đa kênh, đa phương tiện để giúp tối ưu hoá khả năng tiếp cận sự kiện của khách hàng.

>> Xem thêm: Gợi ý lập bảng dự trù ngân sách khi tổ chức hội nghị dành cho khách hàng

Cần chú trọng vào việc quảng bá hội nghị cho khách hàng

2. Thiếu rõ ràng trong yêu cầu về địa điểm, thiết bị khi tổ chức hội nghị khách hàng

Nhiều người khi nhận trách nhiệm tổ chức hội nghị mà doanh nghiệp giao phó thường thiếu khả năng trình bày vấn đề cũng như gặp khó khăn trong việc mô tả nhu cầu, mục tiêu tổ chức của họ. Có một số trường hợp, dường như người tổ chức không thể đưa ra các yêu cầu cụ thể về địa điểm diễn ra hội nghị, sảnh tiệc cũng như các trang thiết bị cần thiết cho sự kiện. Chính sự thiếu rõ ràng, dứt khoát và cụ thể này đã dẫn đến việc nhiều hội nghị tổ chức ở những địa điểm không phù hợp, cách sắp xếp bàn ghế không khoa học hay thiếu sót về các thiết bị phục vụ trong suốt buổi lễ,... Chính những thiếu sót này dẫn đến việc sự kiện được tổ chức sơ sài, thiếu chuyên nghiệp và thất bại, để lại nhiều ấn tượng không tốt trong lòng khách mời. 

>> Xem thêm: Metropole - địa điểm có nhiều sảnh tiệc đa dạng phong cách nhất

Do đó, để khắc phục tình trạng này, khi được giao trách nhiệm cho việc tổ chức hội nghị cho công ty, bạn cần dành nhiều thời gian để tìm hiểu về mục đích, mục tiêu của buổi lễ. Nghiên cứu rõ ràng những thiết bị cần có trong sự kiện và lập danh sách cụ thể. Ngoài ra, bạn cần trực tiếp khảo sát những địa điểm tổ chức để có sự lựa chọn chính xác với tính chất của buổi lễ. Hãy liệt kê tất cả những yêu cầu tổ chức một cách rõ ràng với nhân viên tư vấn, với sự chuyên nghiệp của họ sẽ hỗ trợ bạn tối đa trong việc tổ chức hội nghị thành công. Việc tìm hiểu và thu thập đầy đủ những yêu cầu cơ bản, tính chất của buổi sự kiện sẽ giúp bạn tổ chức một hội nghị suôn sẻ và hạn chế tối đa việc phạm sai lầm. 

Nên trực tiếp khảo sát những địa điểm tổ chức

3. Sử dụng “lố” ngân sách tổ chức hội nghị khách hàng

Dường như doanh nghiệp nào khi tổ chức hội nghị cũng mong muốn mang đến một sự kiện thật hoành tráng và quy mô lớn. Tuy nhiên, không phải cứ “vung tay quá trán" thì sẽ mang đến hiệu quả cao mà đôi khi còn lãng phí ngân sách vào những chi tiết không cần thiết. Và khi lên ý tưởng tổ chức, bạn cần phải xem xét yếu tố tương ứng với ngân sách doanh nghiệp đề ra cho việc tổ chức. Đừng chọn những đề tài cần đầu tư quá lớn vì như vậy sẽ khiến chi phí phải hao tốn nhiều mà chưa chắc đã mang đến thành công cho sự kiện. Một mẹo nhỏ dành cho bạn khi tổ chức sự kiện đó là cần lên kế hoạch phân bổ ngân sách sao cho phù hợp nhất. Hãy dự trù kinh phí cho từng hạng mục cụ thể, rõ ràng và cố gắng chi tiêu trong khoản đã đặt ra để tránh việc sử dụng “lố” ngân sách. 

Trong bản kế hoạch chi tiêu bạn cần đặt thứ tự ưu tiên của từng việc nhằm đảm bảo những phần việc quan trọng sẽ được hoàn thành trước tiên. Bên cạnh những chi phí cơ bản bạn cũng cần dành ra một số tiền vừa đủ để kịp thời xử lý những sự cố có thể phát sinh. Việc lập kế hoạch chi phí cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát tài chính tốt hơn, tránh lãng phí ngân sách vào những việc không cần thiết. Từ đó góp phần mang đến tính chuyên nghiệp và thành công cho sự kiện. Và đừng quên tìm hiểu về những chương trình ưu đãi của phía đơn vị tổ chức để phần nào giảm bớt gánh nặng chi phí khi tổ chức hội nghị nhé!

>> Xem thêm: Hội nghị dành cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức tri ân khách hàng như thế nào?

4. Kịch bản hội nghị không hướng đến khách mời

Tri ân khách hàng chính là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận với những khách hàng mục tiêu từ đó xây dựng lòng tin và ấn tượng tốt, từ đó thúc đẩy việc bán hàng hiệu quả hơn. Thông qua hội nghị, khách hàng sẽ biết đến sự tồn tại của sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Đóng vai trò quan trọng như thế, nhưng ở một vài buổi hội nghị, kịch bản chương trình lại được xây dựng mờ nhạt, thiếu trọng tâm, không hướng đến người nghe khiến khách mời cảm thấy thất vọng và không cảm nhận được những thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Sự kiện dù được tổ chức hoành tráng đến đâu nhưng nếu không được xây dựng nội dung chất lượng, cô đọng, súc tích thì sẽ không thể chạm đến cảm xúc của người tham dự.

Do đó, khi đảm nhận trách nhiệm tổ chức hội nghị, bạn nên đặt khách hàng làm trọng tâm để xây dựng các ý tưởng hướng đến họ. Từ việc chào đón, các tiết mục trong chương trình, cho đến khi kết thúc và tiễn khách ra về bạn phải làm sao để người tham dự cảm thấy họ được tôn trọng, được đón nhận những thông tin hữu ích mà họ quan tâm. Đừng chỉ chăm chú nói về doanh nghiệp mà quên mất những điều khách hàng thực sự hứng thú là gì. 
Khi tổ chức bạn cần lựa chọn thời gian và địa điểm sao cho phù hợp nhất với đa số khách mời của mình. Ngoài ra, vì hầu hết ai cũng thích cảm giác được quan tâm, nên ban tổ chức hãy dành sự chu đáo nhiều nhất có thể đến những vị khách của mình. Đó có thể là những món quà có giá trị và tính hữu dụng cao hay những chi tiết nhỏ nhặt như bảng tên khách mời được đặt đúng vị trí trong sảnh tiệc,... Có như vậy thì doanh nghiệp mới dễ dàng thuyết phục họ trở thành khách hàng thân thiết của mình. 

>> Xem thêm: 7 cách thu hút khách hàng đến tham dự tri ân khách hàng nhiều hơn

Kịch bản hội nghị cần hướng đến khách mời

5. Chương trình thiếu sáng tạo, mới mẻ

Hội nghị dành cho khách hàng là một hoạt động thường niên. Và có lẽ do được thường xuyên tổ chức nên ý tưởng dần dần cạn kiệt và khiến cho sự kiện nào cũng có mô típ quen thuộc như nhau, dẫn đến sự chán nản cho khách tham dự. Vì vậy, người tổ chức cần biết cách lồng ghép vào chương trình những ý tưởng độc đáo, mới mẻ để níu chân khách mời cho đến khi sự kiện được kết thúc. Hãy mang đến những yếu tố sáng tạo, nổi bật, chưa đối thủ nào sử dụng để chương trình hội nghị được nổi bật và lưu lại rõ nét trong tâm trí của khách mời. 

Ví như quà tặng cũng cần có sự đổi mới qua từng năm, phần bốc thăm trúng thưởng hay chơi trò chơi kết nối cũng cần được sáng tạo, hay những tấm banner, standee, photo-corner cũng cần được thay đổi để mang đến không gian mới mẻ cho sự kiện. Nói tóm lại, để cung cấp những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho hội nghị, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ khách mời của mình để có thể đáp ứng những nhu cầu, mong muốn của họ. Và hãy luôn lưu ý rằng đừng quá chú trọng việc thúc đẩy doanh số bán hàng mà xem nhẹ trải nghiệm của người tham dự nhé!

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng tiết kiệm và chuyên nghiệp nhất

Cần lồng ghép những ý tưởng tổ chức sáng tạo

6. Phân bổ thời gian không hợp lý trong hội nghị khách hàng

Một trong những sai lầm mà nhiều doanh nghiệp mắc phải đó chính là phân bổ thời gian không hợp lý. Theo đó, những hạng mục nhỏ không quan trọng là diễn ra quá lâu, trong khi những yếu tố chính, cần nêu bật lại không được dành nhiều thời gian. Vì vậy, người tổ chức cần xác định những nội dung chính và ưu tiên tập trung vào chúng, bỏ qua hoặc lược nhanh những nội dung phụ. 

Để xác định thứ tự ưu tiên, bạn cần hiểu rõ mục tiêu mà sự kiện này đang nhắm tới. Từ đó, tập trung nguồn lực để xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện đúng với những mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, bạn cũng nên làm rõ yêu cầu công việc đối với từng bộ phận để họ có thể góp phần hoàn thiện bản kế hoạch cụ thể, chỉn chu. Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị timeline chi tiết cho từng hoạt động cụ thể, gia tăng tính trách nhiệm cho từng cá nhân tham gia sự kiện từ đó giúp cho công tác xử lý vấn đề dễ dàng tìm ra câu trả lời nhanh chóng hơn. 

>> Xem thêm: Metropole - Địa điểm lý tưởng để tổ chức các buổi hội nghị, hội thảo

Nên phân bổ thời gian hợp lý cho từng hạng mục

Trên đây là những sai lầm phổ biến thường gặp khi tổ chức hội nghị khách hàng khiến sự kiện trông thiếu chuyên nghiệp. Mong rằng những chia sẻ này sẽ giúp doanh nghiệp có được những chuẩn bị tốt nhất để buổi sự kiện được diễn ra suôn sẻ, đạt được những mục tiêu doanh nghiệp đề ra, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Và để mọi thứ được diễn ra trơn tru, hãy tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất nhé!

>> Xem thêm: Hội nghị dành cho khách hàng là gì? Quy trình tổ chức như thế nào?