Tìm hiểu rõ hơn những thông tin cơ bản về hội nghị khách hàng 

Hội nghị khách hàng vừa đóng vai trò giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ vừa giúp chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức. Ngoài ra, sự kiện còn là phương tiện để mang thương hiệu doanh nghiệp đến rộng rãi hơn với người dùng. Chính bởi mang ý nghĩa quan trọng như vậy nên việc tổ chức cần được tính toán, lên kế hoạch kỹ lưỡng. Để tổ chức hội nghị thành công thì bạn cần nắm rõ những thông tin cơ bản về sự kiện này. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Metropole để có được cái nhìn tổng quát và sâu sắc hơn về hội nghị tri ân khách hàng nhé!

Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị dành cho khách hàng là một sự kiện được tổ chức thường niên ở các doanh nghiệp nhằm mục đích đối thoại, kết nối hoặc thăm dò ý kiến khách hàng, nhà đầu tư. Qua đó hướng đến một mối quan hệ, hợp tác vững bền, nuôi dưỡng sợi dây kết nối bền chặt với khách hàng và đối tác. 

>> Xem thêm: Quy trình tổ chức hội nghị hoàn hảo, chi tiết

Hội nghị dành cho khách hàng là một sự kiện được tổ chức thường niên

Mục đích chính của hội nghị là gì?

Hội nghị cho khách hàng mang những mục đích lớn, đóng vai trò quan trọng cho doanh nghiệp, công ty. Cụ thể:

• Tạo sức cạnh tranh cho doanh nghiệp
• Tạo cơ hội giao lưu, gặp gỡ với khách hàng tiềm năng , đối tác, truyền thông và cơ quan công quyền. 
• Tăng cường các mối quan hệ, nuôi dưỡng các mối hợp tác, kết nối bền chặt
• Nâng cao hình ảnh của sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp, công ty

Để hội nghị mang đến những mục đích này thì khi tổ chức doanh nghiệp cần xác định đúng và đủ những quy trình tổ chức để đảm bảo buổi lễ được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.

>> Xem thêm: 7 cách để thu hút khách mời đến hội nghị, hội thảo

Những hình thức tổ chức hội thảo cơ bản

Bạn cần xác định những hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo để có cái nhìn cụ thể hơn về hai hình thức tổ chức sự kiện công ty này, từ đó có sự lựa chọn phù hợp. Theo đó, với hội thảo thì có 5 hình thức tổ chức phổ biến, bao gồm:

Khoa học

Những buổi hội thảo mang hình thức Khoa học thường không mang nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp. Theo đó, những buổi hội thảo khoa học thường là nơi để thảo luận, công bố hay đưa ra những báo cáo giữa những tổ chức, cá nhân nghiên cứu. Thông thường sự kiện này sẽ có nhiều hơn một chuyên gia hay diễn giả trình bày. Loại hình tổ chức này cần chuẩn bị kỹ lưỡng về các thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng phục vụ cho buổi sự kiện.

Workshop

Những buổi hội thảo mang hình thức workshop thường có quy mô nhỏ, chỉ khoảng từ 10 - 20 người. Những buổi workshop này thường có mục đích là chia sẻ các kiến thức về ngành nghề hoặc có thêm phần biểu diễn thực hành ngay tại địa điểm tổ chức. Do vậy, những yếu tố về thiết bị là điều vô cùng quan trọng. 

Workshop thường có quy mô nhỏ

Tập huấn

Mang quy mô lớn hơn buổi workshop một chút, những buổi tập huấn thường được diễn ra trong các ban ngành, nội bộ của doanh nghiệp. Đề tài thảo luận thường sẽ không quá lớn so với hội thảo khoa học. Thông thường thì những buổi tập huấn sẽ được diễn ra trong thời gian kéo dài nên các vấn đề về sự chuẩn bị, backup, đội ngũ phải được đảm bảo chu đáo. 

Du học

Mục đích của những buổi sự kiện này là cung cấp cho khách mời những câu trả lời về các vấn đề liên quan đến du học, những cơ hội cũng như các chương trình khuyến học, học bổng của các trường ở nước ngoài. Bởi vì mang vai trò giúp chuyển đổi và thu hút khách hàng tiềm năng nên phần kịch bản của hội nghị cần đầu tư kỹ càng, khoa học. 

Chuyên đề, chuyên môn

Những hội thảo về chuyên đề, chuyên môn thường sẽ chỉ có duy nhất một diễn giả và chỉ xoay quanh một chủ đề chính. Đối với hội thảo chuyên đề chuyên môn thì trang thiết bị vẫn luôn là yếu tố quan trọng, cần đặc biệt chú tâm. 

>> Xem thêm: Đừng bỏ qua các tiêu chí quan trọng khi chọn đơn vị tổ chức hội nghị 

Những hình thức tổ chức hội nghị cơ bản

Với hội nghị thì sẽ có 4 hình thức tổ chức phổ biến sau:

Tri ân khách hàng

Mục đích chính của hình thức tổ chức hội nghị này là mang thông điệp cảm ơn đến những khách hàng đã tin tưởng lựa chọn và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Sự kiện này cần được chú trọng về mặt hình thức để khách hàng nhận thấy sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp. Do đó, quá trình đón tiếp, chăm sóc khách hàng cần phải được quan tâm và đặt lên hàng đầu. 

Hội nghị tri ân khách hàng mang thông điệp cảm ơn đến những những vị khách hàng

Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ

Đúng như với tên gọi, sự kiện này đóng vai trò giới thiệu những sản phẩm, dịch vụ chiến lược của công ty đến khách hàng, truyền thông và đối tác. Như vậy, thông qua hội nghị sẽ có thể xây dựng vững chắc bước đệm trước khi sản phẩm, dịch vụ chính thức được bày bán ra rộng rãi. Với hình thức này việc trang trí, lên kế hoạch cho nội dung chương trình cũng như quá trình mang sản phẩm đến gần hơn với khách hàng cần được chuẩn bị chu đáo.

Hội nghị thượng đỉnh

Đây là sự kiện với sự góp mặt của những nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận về những vấn đề có liên quan đến kinh tế, chính trị hợp tác giữa các nước. Vớ sự kiện mang tầm cỡ quốc tế này thì việc chuẩn bị kỹ lưỡng những yếu tố về kịch bản, tiếp đón, cơ sở vật chất,... Đặc biệt, cần bố trị lực lượng an ninh cũng như lên những phương án dự phòng kỹ lưỡng.

Sơ kết, tổng kết cuối năm

Hội nghị này sẽ mang vai trò thông báo kết quả kinh doanh cũng như tình hình phát triển và các dự định khác của doanh nghiệp trong thời gian tiếp theo. Đây được xem là sự kiện quan trọng và được diễn ra thường niên ở các doanh nghiệp. Thông thường, sự kiện này sẽ không quá đặt nặng về hình thức, nhưng cần đầu tư chu đáo về phần nội dung cũng như trang thiết bị âm thanh, ánh sáng. 

Những bước cơ bản trong chương trình tổ chức hội nghị khách hàng

Để hội nghị được diễn ra hiệu quả và suôn sẻ thì doanh nghiệp cần lên bảng kế hoạch chi tiết để dễ dàng phân bố ngân sách, nhân sự và thời gian tiến hành phù hợp. Theo đó, hội nghị sẽ bao gồm những bước cơ bản sau đây:

• Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp (giới tính, độ tuổi, công việc, sở thích, mức thu nhập, khu vực sinh sống, tình trạng hôn nhân,...)
• Xác định thời gian tổ chức hội nghị
• Tìm chọn địa điểm diễn ra hội nghị cho khách hàng
• Xác định số lượng khách mời tham dự
• Tính toán chi phí tổ chức
• Xây dựng chương trình cho hội nghị
• Lập kế hoạch phân công nhân sự, điều phối công việc
• Gửi thư mời cho khách tham dự

Metropole - địa điểm tổ chức hội nghị cho khách hàng lý tưởng

Trên đây là những chia sẻ về những thông tin cơ bản của hội nghị khách hàng. Metropole mong rằng với bài viết này sẽ góp phần mang đến cho quý khách những kinh nghiệm tổ chức hội nghị hiệu quả. Là công ty tổ chức hội nghị chuyên nghiệp, Metropole sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách tổ chức một buổi hội nghị chuyên nghiệp và hoành tráng nhất. Hãy liên hệ hoặc để lại thông tin để chúng tôi liên hệ tư vấn cụ thể nhất nhé!