10 cách để tăng lượng người tham dự sự kiện doanh nghiệp
19/11/2021
Hội nghị khách hàng
Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng, ảnh hưởng đến uy tín và sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo thành công, doanh nghiệp cần thu hút được sự tham gia của đúng đối tượng khách mời. Trong bài viết này, Metropole sẽ chia sẻ 10 cách hiệu quả nhất để tăng lượng người tham dự sự kiện doanh nghiệp, kèm theo các ví dụ minh họa thú vị.
Có những cách nào để thu hút khách mời tham dự sự kiện doanh nghiệp
1. Xác định thời gian và địa điểm hợp lý
Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định tham dự của khách mời. Hãy chọn thời điểm phù hợp với lịch trình chung của đối tượng tham gia, tránh trùng với các sự kiện lớn khác. Địa điểm nên để dễ tiếp cận, có đầy đủ tiện nghi như bãi đậu xe, khu vực nghỉ ngơi thoải mái.
Ví dụ:
-
Một hội nghị cho giới doanh nhân nên tổ chức vào ngày trong tuần tại trung tâm hội nghị với giao thông thuận tiện.
-
Các trung tâm hội nghị như Gem Center hoặc White Palace thường được chọn nhờ vị trí dễ di chuyển và cơ sở vật chất hiện đại.
Lời khuyên:
-
Hãy sử dụng công cụ khảo sát trực tuyến như Google Forms để thu thập ý kiến khách mời.
2. Tăng truyền thông trên mạng xã hội
Mạng xã hội chính là công cụ tuyệt vời để doanh nghiệp bạn đăng bài viết tuyên truyền cho sự kiện. Các trang mạng như LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram chính là những sợi dây kết nối với khách mời của bạn. Theo đó, doanh nghiệp nên phân công cho các thành viên trong ban tổ chức đăng những bài thông báo như một cách để nhắc nhở khách mời về sự kiện này. Bên cạnh đó, khi sử dụng những trang mạng xã hội này bạn có thể dễ dàng xác định số lượng người quan tâm và có khả năng tham dự sự kiện để từ đó có những chuẩn bị sao cho chu đáo nhất.
Ví dụ:
-
Tạo hashtag riêng (#HộiNghịKháchHàngMetropole2025) và khuyến khích khách hàng sử dụng khi chia sẻ ảnh hoặc bài viết về sự kiện.
-
Tổ chức livestream để chia sẻ những thông tin hữu ích trước sự kiện, tạo động lực tham gia.
Lời khuyên:
-
Bạn có thể sử dụng các hình thức quảng cáo trả phí như Facebook Ads để tăng tính tiếp cận đối tượng mục tiêu.
3. Tạo nội dung và sự kiện hấp dẫn có giá trị
Khách mời sẽ tham gia khi hội nghị mang lại lợi ích thực tế. Nội dung phong phú, đồng thời phù hợp với nhu cầu của đối tượng là yếu tố quyết định.
Ví dụ:
-
Mời chuyên gia đầu ngành chia sẻ về xu hướng thị trường.
-
Tổ chức workshop tương tác như hướng dẫn sử dụng công nghệ mới.
Lời khuyên:
-
Hãy gửi tài liệu tóm tắt nội dung trước sự kiện để khách mời nắm rõ giá trị họ nhận được.
4. Làm những khảo sát về đề tài mong muốn
Mục tiêu của những buổi hội nghị hướng đến chính là sự hài lòng của khách hàng. Những nội dung được nhiều người mong chờ chắc chắn sẽ thu hút sự quan tâm và tham gia của họ. Theo đó, ý kiến đóng góp của những người tham gia đôi khi giúp ích rất nhiều trong việc hình thành ý tưởng, chủ đề cho sự kiện tiếp theo hoặc hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện. Sau khi thu thập được những ý kiến phản hồi từ cuộc khảo sát, bạn sẽ dễ dàng xác định được khách tham dự muốn gì, những đề tài có ích với họ, thời gian tổ chức lý tưởng,... Từ những kết quả này bạn có thể tổ chức một buổi hội nghị đi đúng hướng, thu hút được nhiều sự quan tâm của khách mời hơn.
-
Ví dụ: Gửi mẫu khảo sát: “Bạn quan tâm đến chủ đề nào? A. Kỹ năng cá nhân, B. Xu hướng thị trường, C. Đổi mới sáng tạo.”
-
Lời khuyên: Sử dụng mã QR trên email hoặc bài viết mạng xã hội để khách mời gửi phản hồi nhanh chóng.
Để chuẩn bị cho buổi hội thảo tiếp theo, bạn hãy tiến hành khảo sát ý kiến từ những người tham dự
5. Thực hiện những cuộc gọi/email nhắc nhở
Thông thường, nhiều doanh nghiệp chỉ gửi thiệp mời cho khách hàng sau đó không hề có một sự nhắc nhở nào cho đến khi sự kiện được diễn ra, điều này đôi khi khiến khách mời bị quên không tham gia sự kiện. Do đó, để đảm bảo số lượng khách mời tham dự đúng theo dự kiến, doanh nghiệp của bạn nên dành thời gian gọi điện thoại hoặc gửi email để nhắc khách mời. Đây cũng chính là một cách để yêu cầu người được mời xác nhận về sự góp mặt của họ. Không những thế, việc trực tiếp gọi điện hoặc gửi email còn thể hiện sự chu đáo, quan tâm của doanh nghiệp bạn đến những vị khách mời, thông qua đó cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty bạn.
-
Ví dụ minh họa: Một email có dòng tiêu đề thu hút: "Chúng tôi đã sẵn sàng đón tiếp bạn vào ngày mai!" và nội dung gồm thông tin sự kiện, chỉ dẫn đường đi.
-
Lời khuyên: Sử dụng hệ thống email marketing tự động (như Mailchimp) để tiết kiệm thời gian và quản lý tốt hơn.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức sự kiện doanh nghiệp chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
6. Sáng tạo trong tổ chức
Chắc chắn rằng những sự kiện độc đáo, có điểm nhấn luôn luôn thu hút người tham gia nhiều hơn. Bên cạnh việc đảm bảo mọi công tác chuẩn bị về địa điểm, cơ sở vật chất,... bạn cần đặc biệt chú ý đến kịch bản tổ chức để tạo những khoảnh khắc đắt giá. Đôi khi chỉ đơn giản thay đổi kết cấu chương trình một chút, chẳng hạn như tăng thêm tính tương tác cho mỗi sự kiện để giúp mọi người kết nối với nhau hơn, hoặc bạn có thể chuẩn bị những món quà nhỏ để tặng những người tham dự. Hãy luôn nhớ rằng khi tạo được sự khác biệt thì buổi hội nghị của doanh nghiệp bạn sẽ dễ dàng lôi kéo người tham dự cũng như để lại nhiều ấn tượng tốt cho khách mời.
-
Ví dụ minh họa: Một hội nghị về chăm sóc sức khỏe có thể kết hợp với trải nghiệm thực tế như đo chỉ số sức khỏe miễn phí tại chỗ.
-
Lời khuyên: Kết hợp công nghệ thực tế ảo (VR) để tạo không gian tương tác cho các buổi triển lãm sản phẩm.
7. Chọn địa điểm hợp lý
Địa điểm đóng vai trò quan trọng cho sự thành công của sự kiện và sự góp mặt của khách mời. Cho dù chủ đề sự kiện của doanh nghiệp bạn hấp dẫn, bổ ích đến đâu nhưng nếu được tổ chức ở những địa điểm xa xôi, hẻo lánh không thuận tiện di chuyển thì cũng sẽ dẫn đến việc làm giảm số lượng tham dự của khách mời. Do đó, bạn nên chọn địa điểm thuận lợi cho việc tìm kiếm và đi lại.
-
Ví dụ: Một hội nghị tại khách sạn 5 sao với dịch vụ chuyên nghiệp và không gian hội nghị hiện đại sẽ tăng giá trị thương hiệu.
-
Lời khuyên: Cung cấp tùy chọn hỗ trợ chi phí đi lại hoặc giảm giá vé khách sạn cho khách mời ở xa.
Bên cạnh đó nên lưu ý về cách sắp xếp bàn ghế, cách phục vụ của đơn vị tổ chức hoặc bãi đậu xe, tất cả phải đảm bảo được chuẩn bị chu đáo, mang đến sự hài lòng tối đa nhất cho khách mời. Vì không chỉ một lần doanh nghiệp bạn tổ chức sự kiện mà sẽ có rất nhiều buổi hội nghị khác, do đó khi tổ chức thành công một buổi tiệc sẽ mang dấu ấn tốt đẹp và thu hút sự tham gia của khách hàng trong những lần tiếp theo.
>>> Xem thêm: Bật mí 4 kiểu sắp xếp bàn ghế cho sự kiện doanh nghiệp thêm chỉn chu và chuyên nghiệp
Địa điểm đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của sự kiện
8. Tạo chiến dịch viral marketing hiệu quả
Để tạo chiến dịch viral marketing hiệu quả bạn nên đăng một bài chi tiết về sự kiện trên trang web của công ty bạn. Sau đó gửi email mời, thúc đẩy các sự kiện trong blog và gửi newsletter. Trong mỗi email đừng quên gắn với một liên kết đến trang web sự kiện của doanh nghiệp. Việc thực hiện các chiến dịch viral marketing rất quan trọng. Qua đó, bạn có thể xem lại kết quả báo cáo từ các trang web để giúp doanh nghiệp bạn định hướng những điều gì tốt nhất, từ đó thúc đẩy sự kiện của bạn sao cho hiệu quả nhất.
Ví dụ:
-
Tạo video giới thiệu hội nghị và chia sẻ trên các nền tảng như YouTube, TikTok.
-
Phối hợp với các influencer hoặc blogger để quảng bá sự kiện.
Lời khuyên:
-
Sử dụng công cụ đo lường hiệu quả như Google Analytics để theo dõi lượt truy cập và đăng ký.
9. Mời những người nổi tiếng
Tiếng nói của những diễn giả nổi tiếng luôn được đông đảo khách mời yêu thích và mong chờ. Đây là một cách hoàn hảo để tăng số lượng người tham dự sự kiện mặc dù chi phí có vẻ sẽ cao hơn so với bình thường. Hãy tìm hiểu và mời những vị diễn giả nổi tiếng làm việc cùng ngành với doanh nghiệp bạn hoặc những người có sức ảnh hưởng như MC, nghệ sĩ giải trí,... Với sự xuất hiện của những nhân vật nổi tiếng này, chắc chắn sẽ tạo tiếng vang lớn về thương hiệu của bạn, thể hiện đẳng cấp cũng như thu hút nhiều khách mời đến tham dự sự kiện hơn.
-
Ví dụ: Mời một CEO thành công chia sẻ kinh nghiệm hoặc một nghệ sĩ nổi tiếng làm MC sự kiện.
-
Lời khuyên: Thông báo trước về sự hiện diện của họ trong các chiến dịch truyền thông để tạo sự mong chờ.
Mời người nổi tiếng để tạo sức hút cho hội nghị
10. Chuẩn bị quà tặng hấp dẫn cho khách hàng tham dự
Để chuẩn bị quà tặng hấp dẫn cho khách hàng tham dự hội nghị, bạn có thể lựa chọn các món quà phù hợp với chủ đề và đối tượng tham dự sự kiện doanh nghiệp. Những món quà không chỉ thể hiện sự trân trọng mà còn giúp duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Quan trọng là quà tặng cần phải thể hiện được tính chuyên nghiệp và ý nghĩa, phù hợp với ngân sách của bạn.
-
Ví dụ: Các món quà phổ biến: voucher mua sắm, sản phẩm mẫu, hoặc quà handmade độc đáo.
-
Lời khuyên: Cá nhân hóa quà tặng bằng cách in tên hoặc thông điệp dành riêng cho khách mời.
>> Xem thêm: Top 6 ý tưởng về quà tặng khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp
Trên đây là 10 cách giúp thu hút khách mời đến sự kiện doanh nghiệp của doanh nghiệp bạn. Mong rằng với những bí quyết này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tổ chức một hội nghị hoàn hảo. Nếu bạn cần thêm bất cứ sự tư vấn nào của Trung tâm Hội nghị & Tiệc cưới Metropole, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ ngay nhé. Với kinh nghiệm tổ chức thành công các buổi hội nghị cũng như phong cách làm việc chuyên nghiệp và luôn biết lắng nghe khách hàng, chúng tôi tự tin sẽ đem đến bạn một chất lượng dịch vụ tốt nhất để giúp buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ hơn cả mong đợi.
>> Xem thêm: Tiết lộ 6 yếu tố khiến sự kiện doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp
Bài viết liên quan
Trong bối cảnh số hóa, Livestream và Hybrid không chỉ là xu hướng mà còn là giải pháp tối ưu cho hội nghị khách hàng, tạo cầu nối liền mạch giữa trải nghiệm trực tuyến và trực tiếp.

Tiệc hội nghị khách hàng cuối năm là cơ hội quý giá để doanh nghiệp tôn vinh những thành tựu, kết nối với đối tác và khách hàng.

Trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh hiện nay, việc tổ chức hội nghị khách hàng đã trở thành một phần quan trọng trong chiến lược marketing của nhiều doanh nghiệp.

Hội nghị khách hàng là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là những xu hướng tổ chức hội nghị dành cho khách hàng nổi bật năm 2024.