Tiệc teabreak nhẹ nhàng cho hội nghị khách hàng

Trong các buổi hội nghị khách hàng, thời gian nghỉ (breaktime) là phần không thể thiếu, đây là lúc để các khách mời có cơ hội trao đổi những tấm danh thiếp, kết nối nhau. Do đó, thường một buổi tiệc nhẹ teabreak sẽ được phục vụ để khách mời lót dạ và dễ dàng trò chuyện hơn. Buổi teabreak tuy chỉ là chi tiết nhỏ nhưng nó thể hiện sự trân trọng và quan tâm đến khách mời. Trong bài viết này, Metropole sẽ mang đến bạn những thông tin bổ ích để bạn hiểu hơn về bữa tiệc nhỏ này. 

Thế nào là tiệc teabreak?

Tiệc teabreak là một phần nhỏ trong chương trình hội nghị khách hàng, thường diễn ra vào thời gian giải lao giữa các phiên họp hoặc bài thuyết trình. Mục tiêu chính của tiệc teabreak là cung cấp cho khách mời thời gian thư giãn, ăn nhẹ và giao lưu. Nó cũng tạo cơ hội để khách hàng, đối tác và doanh nghiệp tương tác, trao đổi ý kiến và xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt hơn.

Một số đặc điểm chính của tiệc teabreak trong hội nghị khách hàng:

• Thời gian tổ chức: Tiệc thường diễn ra trong các khoảng thời gian nghỉ giữa các phần của hội nghị, thường kéo dài từ 15 đến 30 phút.
• Thực đơn: Thực đơn tiệc teabreak bao gồm các loại thức uống như trà, cà phê, nước trái cây, cùng với các món ăn nhẹ như bánh ngọt, sandwich, trái cây, hoặc các loại bánh quy.
• Không gian tổ chức: Khu vực tiệc thường được bố trí ngay gần nơi tổ chức hội nghị để khách hàng dễ dàng tiếp cận. Không gian cần thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đứng hoặc ngồi nói chuyện, trao đổi giữa các khách mời.

Teabreak góp phần mang đến sự thành công cho hội nghị khách hàng

Tại sao cần tổ chức teabreak?

Một buổi hội nghị cần sự tập trung cao độ, do đó nếu buổi tiệc được diễn ra trong thời gian dài sẽ khiến khách mời dễ rơi vào tình trạng mệt mỏi làm giảm đi phần nào chất lượng của buổi họp. Vì vậy, một buổi tiệc teabreak cần được tổ chức để:

• Giúp những người tham gia có thời gian thư giãn, bổ sung năng lượng để tiếp tục buổi hội nghị.
• Giúp các thành viên chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho những phần họp quan trọng phía sau.
• Là thời điểm để các vị khách trong buổi hội nghị có cơ hội giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi danh thiếp để hợp tác tốt hơn trong công việc.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp, chu đáo, trang trọng của sự kiện. Qua đó toát lên sự đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như thể hiện sự tôn trọng đặc biệt dành cho những vị khách mời. 

>> Xem thêm: 7 phương pháp hiệu quả giúp bạn thu hút khách tham dự hội nghị khách hàng

Teabreak giúp khách mời thư giãn, bổ sung năng lượng

Các bước để tổ chức tiệc teabreak thành công

Mặc dù teabreak là buổi tiệc nhỏ và thời gian diễn ra không lâu nhưng việc chuẩn bị nó cũng cần phải chú trọng để mang đến sự thành công cho buổi tiệc cũng như cho hội nghị. Vậy các bước tổ chức teabreak gồm những gì?

• Xác định địa điểm teabreak: Teabreak thường sẽ được tổ chức tại địa điểm diễn ra hội nghị. Để chọn được địa điểm hoàn hảo bạn cần tìm hiểu những khách sạn, nhà hàng có kinh nghiệm trong việc tổ chức teabreak. Những nhân viên có kinh nghiệm dày dặn sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho tiệc trà nhẹ thật hoàn hảo. 
• Xác định thời gian tổ chức: Thời gian diễn ra tiệc trà thông thường được nhiều doanh nghiệp chọn vào giữa buổi họp, kéo dài từ 20 - 40 phút. Để có sự phân chia thời gian cụ thể, rõ ràng bạn cần phải xác định chính xác thời gian của hội nghị. 
• Xác định số lượng người: Ước lượng danh sách khách mời sẽ tham dự để có sự chuẩn bị thực đơn phù hợp nhất.
• Xác định thực đơn tiệc: Tùy theo từng khoản ngân sách mà bạn có những lựa chọn thực đơn phù hợp nhất. Thực đơn teabreak thông thường có giá từ 40.000 - 100.000 VNĐ/người. Giá có thể thay đổi tuỳ vào số lượng người cũng như ưu đãi tại thời điểm đặt tiệc. 
• Việc còn lại bạn cần làm đó là phối hợp nhịp nhàng với đơn vị nơi bạn tổ chức hội nghị khách hàng để cùng thực hiện một buổi tiệc teabreak thật hoàn hảo nhé. 

Việc tổ chức teabreak cần phải chú trọng để mang đến thành công cho hội nghị

Thực đơn tiệc teabreak

Thực đơn của buổi tiệc đứng này khá đơn giản, thường bao gồm những loại bánh ngọt (bánh su kem, cupcake, muffin, pancake, tiramisu, cheesecake, donut,...) hoặc các loại bánh mặn (bánh pate chaud, bánh jambon mayonnaise puff, bánh cuộn xúc xích, bánh croissant meat jambon,...). Kèm với các loại bánh chính là những trái cây tươi, mọng nước cùng các đồ uống (thường là trà, nước ngọt, sữa, cocktail, cà phê hoặc đôi khi là rượu nhẹ,...).

Vì teabreak là buổi tiệc nhẹ giữa giờ, vì vậy trong thực đơn không cần có các món ăn chính hay món mặn. Chỉ cần chọn những món ngon miệng, tạo cảm giác thoải mái nhất cho người dùng. Đặc biệt, mùa hè đang đến gần, do đó bạn nên chọn những món mát lạnh để xua tan cái nắng nóng, giúp khách mời sảng khoái hơn nhé. 

>> Xem thêm: Gợi ý bảng dự trù kinh phí cho thực đơn teabreak

Thực đơn của teabreak thường đơn giản, ngon miệng

Một vài lưu ý khi tổ chức tiệc teabreak

Mặc dù chỉ là buổi tiệc nhẹ nhưng việc bày trí cũng rất quan trọng. Bạn nên chọn những vị trí thoáng mát, có cảnh đẹp. Các bàn tiệc cần phủ khăn màu nhẹ nhàng và những món ăn cần được sắp xếp hợp lý có các loại nắp đậy bằng kính sạch sẽ. Đừng quên điểm tô thêm một vài nhành hoa để buổi tiệc thêm phần trang trọng và tươi sáng nhé. Bên cạnh đó, bạn cũng nên bố trí thêm vài chiếc bàn, ghế tại vị trí dùng tiệc để các khách mời có thể ngồi nghỉ theo nhu cầu của mỗi người. Và hãy tạo thêm sự thoải mái, thư giãn bằng những bản nhạc nhẹ nhàng, du dương cho buổi tiệc teabreak. 

Để tổ chức tiệc teabreak bạn cần lên ý tưởng thật chu đáo mọi thứ từ thời gian, địa điểm cho đến không gian, chi phí, nhân sự nhằm mang đến sự hài lòng cho khách mời. Tùy vào tính chất của sự kiện mà bạn có thể bố trí tiệc teabreak ở đầu hoặc giữa buổi sao cho phù hợp nhất. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Metropole đã giúp bạn hiểu hơn về teabreak. Nếu công ty bạn sắp tổ chức hội nghị khách hàng, đừng ngần ngại liên hệ với Trung tâm Hội Nghị & Tiệc cưới Metropole để chúng tôi giúp bạn lên kế hoạch cho một buổi tiệc teabreak hoàn hảo nhé!