Gợi ý lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức hội nghị khách hàng

Lập bảng dự trù kinh phí chính là bước quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ sự hội nghị khách hàng nào. Việc này không chỉ giúp bạn quản lý chi phí hiệu quả mà còn giúp hạn chế những chi phí phát sinh ngoài ý muốn. Vậy làm sao để lập một bảng dự trù kinh phí hợp lý khi tổ chức hội nghị khách hàng? Hãy đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây của Metropole nhé!

1. Tại sao bảng dự trù kinh phí cho hội nghị khách hàng lại quan trọng?

Chi phí tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng để cấu thành nên một sự kiện thành công. Đó là lý do vì sao những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn luôn lập kế hoạch dự trù kinh phí cụ thể cho từng hạng mục và phù hợp với ngân sách tài chính. 

Bên cạnh đó, hội nghị là một sự kiện quan trọng do đó mọi thứ đều phải được đảm bảo chuẩn bị chu đáo, bất kỳ sự sai sót nào cũng sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với khách tham dự. Vì vậy, việc dự trù kinh phí còn giúp hạn chế những tình huống xấu có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, dẫn đến kết quả không hề mong muốn. 

Dự trù kinh phí là bước quan trọng khi tổ chức hội nghị khách hàng

2. Các hạng mục chính trong bảng dự trù kinh phí

2.1. Chi phí thuê địa điểm

Chi phí địa điểm thường chiếm tỷ lệ lớn trong ngân sách tổ chức sự kiện. Nó bao gồm tiền thuê sảnh hội nghị, phòng họp hoặc khu vực ngoài trời phù hợp với quy mô sự kiện. Khi chọn địa điểm, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như:

• Vị trí địa lý: Gần trung tâm hay tiện lợi cho việc di chuyển.

• Diện tích và công suất phù hợp với số lượng khách.

• Các dịch vụ đi kèm: Bãi đậu xe, wifi, đồ ăn nhanh…

>> Xem thêm: Đừng bỏ qua những tiêu chí quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng

2.2. Chi phí thiết bị

Thiết bị hỗ trợ sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một không gian chuyên nghiệp.  Bao gồm các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, micrô, và các trang thiết bị khác đảm bảo sự thành công của sự kiện. Các doanh nghiệp nên liên hệ nhà cung cấp uy tín để nhận được giá tốt và chất lượng đảm bảo.

2.3. Chi phí nhân sự

Nhân sự bao gồm:

• MC: Người dẫn chương trình chuyên nghiệp.

• Đội ngũ hỗ trợ: Bố trí chỗ ngồi, hướng dẫn khách.

• Kỹ thuật: Quản lý thiết bị đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

• Bảo vệ: Đảm bảo an ninh cho khách tham dự.

2.4. Chi phí ăn uống và tiệc chiêu đãi

Chi phí này bao gồm tiền tiệc ngọt, nước uống và các bữa ăn chiêu đãi hoặc tiệc buffet tuỳ thuộc vào quy mô sự kiện. Các loại hình phổ biến bao gồm:

• Tiệc buffet: Phù hợp với quy mô lớn.

• Tiệc ngồi: Thích hợp cho hội nghị trang trọng.

• Tiệc ngọt: Tiết kiệm chi phí, thích hợp cho sự kiện ngắn.

>> Xem thêm: Các bước để tổ chức tiệc teabreak thành công

2.5. Chi phí truyền thông và quảng bá sự kiện

Bao gồm chi phí thiết kế, in ấn backdrop, standee, thư mời, cũng như các chi phí quảng bá trên các nền tảng online và offline.

2.6. Chi phí dự phòng khác

Trong bất kỳ sự kiện nào, những chi phí phát sinh là điều khó tránh. Chi phí dự phòng được sử dụng để đối phó với những tình huống không mong muốn như tăng chi phí thiết bị, phít phát sinh từ nhà cung cấp, hoặc thêm đội ngũ nhân viên.

• Phí giải quyết tình huống không mong muốn.

• Chi phí in ấn tài liệu bổ sung.

• Dịch vụ khẩn cấp.

2. Hướng dẫn các bước lập bảng dự trù kinh phí

Một bảng dự trù kinh phí chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí, tránh những rủi ro không mong muốn và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng như mong đợi. Sau đây là những bước để xây dựng một bảng dự trù hiệu quả, giúp bạn tự tin tổ chức một hội nghị thành công.

2.1. Nghiên cứu kỹ proposal trước khi lên kế hoạch dự trù kinh phí

Để có thể lập bảng dự trù chi phí hiệu quả, điều quan trọng bạn cần làm đó là xem kỹ những nội dung trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị theo yêu cầu từ cấp trên. Lưu ý rằng đừng bỏ qua bất kỳ thông tin nào có trong bản proposal trước khi lập bảng dự trù kinh phí. Sau khi nghiên cứu kỹ bạn nên xác định kiểu thiết kế chủ đạo cho sự kiện. Khi biết rõ phong cách tổ chức bạn cần tính đến những vật dụng, hoạt động cần thiết cho sự kiện để có thể lên kế hoạch chuẩn bị trước. Việc này sẽ giúp bạn nắm vững các hạng mục tổ chức, kiểm soát toàn bộ những việc có thể gây tốn kém cũng như dễ dàng tính toán các chi phí phát sinh thêm nếu có. 

2.2. Liệt kê các hạng mục cần thiết

Sau khi bạn đã phác hoạ sơ bộ nội dung của hội nghị, bước cần làm tiếp theo đó là liệt kê toàn bộ các hạng mục cần thiết để chi tiền cho sự kiện như số lượng, đơn giá, nhà cung cấp, chất lượng,... 

Mặc dù sự kiện đã được lên kế hoạch sẵn sàng, được diễn tập bài bản trước khi hội nghị diễn ra, tuy nhiên vẫn sẽ có khả năng xảy ra những tình huống phát sinh ngoài ý muốn. Đặc biệt, với những hội nghị càng lớn với nhiều hoạt động thì các tình huống phát sinh sẽ càng cao. Vì vậy, việc dự trù kinh phí sẽ giúp người tổ chức kiểm soát dễ dàng những rủi ro có thể xảy ra. 

>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Dự trù kinh phí sẽ giúp người tổ chức kiểm soát dễ dàng những rủi ro

2.3. Luôn có khoản chi phí dự trù cho những tình huống phát sinh

Trong quá trình xây dựng và tổ chức sự kiện, những rủi ro thường không thể tránh khỏi mà chỉ có thể dự đoán và ứng phó. Các vấn đề như trục trặc kỹ thuật, rủi ro từ khách mời, địa điểm hay chi phí phát sinh (ví dụ như chi trả overtime) thường xuất hiện. Để tránh bị động, cần dự phòng thêm chi phí nếu sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm.

Bên cạnh đó, việc lập bảng dự trù kinh phí đòi hỏi người thực hiện phải cẩn thận, tỉ mỉ trong tính toán, cân nhắc chi phí, có kinh nghiệm dự đoán và ứng phó với những rủi ro có thể phát sinh. Nếu việc lập kế hoạch chi phí được giao cho người thiếu kinh nghiệm thì khả năng công ty bạn sẽ phải mất khá nhiều chi phí phát sinh. 

>> Xem thêm: 4 khó khăn thường gặp khi xây dựng hội nghị khách hàng

Việc lập bảng dự trù kinh phí đòi hỏi người thực hiện phải cẩn thận, tỉ mỉ

2.4. Làm sao để tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí?

Bên cạnh việc lập bảng dự trù kinh phí chi tiết, rõ ràng bạn cần tìm chọn địa điểm tổ chức chuyên nghiệp, uy tín. Theo đó, bạn nên tìm hiểu kỹ càng và lựa chọn những đơn vị có dịch vụ chất lượng đáp ứng với yêu cầu sự kiện công ty đề ra. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm tổ chức hội nghị của nhà hàng, khách sạn sẽ giúp bạn lên bảng kế hoạch hoàn hảo, cụ thể và cùng bạn dự đoán những tình huống phát sinh từ đó kịp thời ứng phó. 

Bạn có thể tìm đến Trung tâm Hội Nghị & Tiệc cưới Metropole để tổ chức sự kiện cho công ty. Metropole là địa điểm được nhiều người tin yêu và chọn lựa với nhiều gói dịch vụ hấp dẫn cũng phi phí tổ chức hợp lý. Tại đây, chúng tôi luôn dành trọn tâm huyết để tổ chức một sự kiện hoàn hảo nhất. Theo đó, mỗi loại hình tiệc đều được chúng tôi:

• Tư vấn hoạch định và triển khai setup cho sự kiện: lễ ký hợp tác, Gala Dinner, lễ ra mắt sản phẩm mới,...

• Tư vấn chọn sảnh tiệc có quy mô phù hợp với sự kiện, kèm theo hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại

• Trang trí bàn tiệc theo yêu cầu, bố trí các lẵng hoa tươi tại bàn tiếp tân

• Mang đến màn trải nghiệm ẩm thực đỉnh cao được phục vụ với nhiều hình thức: buffet, set menu, teabreak, finger food, cocktail, private dining,...

• Cung cấp ban nhạc đón khách, đội múa khai mạc, MC với chi phí hợp lý

Metropole là địa điểm được nhiều người tin yêu và chọn lựa

>> Xem thêm: Những nét nổi bật của Trung tâm hội nghị và tiệc cưới quận 3 Metropole

3. Kết luận

Trên đây là một vài gợi ý để giúp bạn lập bảng dự trù kinh phí chi tiết cho một sự kiện. Để giảm bớt những căng thẳng khi lên bảng dự trù kinh phí, hãy cân nhắc tổ chức tiệc tại Metropole - nơi mang đến những tiện ích tuyệt vời, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí so với việc thuê các dịch vụ riêng lẻ bên ngoài. Nếu cần tư vấn về hội nghị khách hàng, đừng ngần ngại liên hệ với Metropole ngay nhé!

>> Xem thêm: Làm sao để thu hút khách hàng tham dự hội nghị khách hàng nhiều hơn?