Hướng dẫn tổ chức tiệc Teabreak cho hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Trong các buổi hội nghị khách hàng, thời gian nghỉ (breaktime) là phần không thể thiếu, đây là lúc để các khách mời có cơ hội trao đổi những tấm danh thiếp, kết nối nhau. Do đó, thường một buổi tiệc nhẹ teabreak sẽ được phục vụ để khách mời lót dạ và dễ dàng trò chuyện hơn. Buổi teabreak tuy chỉ là chi tiết nhỏ nhưng nó thể hiện sự trân trọng và quan tâm đến khách mời. Trong bài viết này, Metropole sẽ mang đến bạn những thông tin bổ ích để bạn hiểu hơn về bữa tiệc nhỏ này. 

1. Thế nào là tiệc teabreak?

Tiệc teabreak là một phần nhỏ trong chương trình hội nghị khách hàng, thường diễn ra vào thời gian giải lao giữa các phiên họp hoặc bài thuyết trình. Mục tiêu chính của tiệc teabreak là cung cấp cho khách mời thời gian thư giãn, ăn nhẹ và giao lưu. Nó cũng tạo cơ hội để khách hàng, đối tác và doanh nghiệp tương tác, trao đổi ý kiến và xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt hơn.

Một số đặc điểm chính của tiệc teabreak trong hội nghị khách hàng:

• Thời gian tổ chức: Tiệc thường diễn ra trong các khoảng thời gian nghỉ giữa các phần của hội nghị, thường kéo dài từ 15 đến 30 phút.

• Thực đơn: Thực đơn tiệc teabreak bao gồm các loại thức uống như trà, cà phê, nước trái cây, cùng với các món ăn nhẹ như bánh ngọt, sandwich, trái cây, hoặc các loại bánh quy.

• Không gian tổ chức: Khu vực tiệc thường được bố trí ngay gần nơi tổ chức hội nghị để khách hàng dễ dàng tiếp cận. Không gian cần thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đứng hoặc ngồi nói chuyện, trao đổi giữa các khách mời.

Teabreak góp phần mang đến sự thành công cho hội nghị khách hàng

1.2. Lý do nên tổ chức tiệc teabreak cho sự kiện của doanh nghiệp

Một buổi hội nghị cần sự tập trung cao độ, do đó nếu buổi tiệc được diễn ra trong thời gian dài sẽ khiến khách mời dễ rơi vào tình trạng mệt mỏi làm giảm đi phần nào chất lượng của buổi họp. Vì vậy, một buổi tiệc teabreak cần được tổ chức để:

• Giúp những người tham gia có thời gian thư giãn, bổ sung năng lượng để tiếp tục buổi hội nghị.

• Giúp các thành viên chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho những phần họp quan trọng phía sau.

• Là thời điểm để các vị khách trong buổi hội nghị có cơ hội giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi danh thiếp để hợp tác tốt hơn trong công việc.

• Thể hiện tính chuyên nghiệp, chu đáo, trang trọng của sự kiện. Qua đó toát lên sự đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như thể hiện sự tôn trọng đặc biệt dành cho những vị khách mời. 

>> Xem thêm: 7 phương pháp hiệu quả giúp bạn thu hút khách tham dự hội nghị khách hàng

Teabreak giúp khách mời thư giãn, bổ sung năng lượng

Tiệc teabreak không chỉ là hoạt động phụ trợ mà còn đóng vai trò quan trọng trong thành công của hội nghị khách hàng. Một không gian thư giãn với thực đơn phong phú, không khí thoải mái giúp khách mời cảm thấy hài lòng và sẵn sàng đón nhận thông tin từ doanh nghiệp.

Bí quyết tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp

Tiệc teabreak không chỉ là dịp để khách mời thư giãn mà còn tạo cơ hội kết nối trong không khí thoải mái. Để tổ chức một bữa tiệc teabreak hoàn hảo, doanh nghiệp cần chú ý đến thực đơn, không gian và chất lượng dịch vụ, đảm bảo tạo ấn tượng tốt với khách mời.

Lựa chọn thực đơn tiệc teabreak phù hợp

Thực đơn của tiệc teabreak nên đảm bảo sự cân đối giữa các món ăn nhẹ và đồ uống để phù hợp với khẩu vị của đa dạng khách mời. Những loại bánh ngọt, bánh mặn và trái cây tươi là lựa chọn lý tưởng, vừa dễ ăn, vừa không tạo cảm giác nặng bụng. Đồ uống cũng cần đa dạng, từ trà, cà phê đến nước ép trái cây, mang lại sự hài lòng cho mọi khách mời. Bên cạnh đó, việc chuẩn bị các món ăn đặc biệt cho người ăn chay, hoặc có chế độ ăn kiêng sẽ thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp của bạn.

>> Xem thêm: Khám phá dịch vụ Outside Catering của Metropole

Trang trí tiệc teabreak tinh tế, mang dấu ấn doanh nghiệp

Không gian trang trí của tiệc teabreak cần hài hòa với chủ đề và màu sắc của hội nghị. Bàn tiệc nên được sắp xếp gọn gàng, sử dụng khăn trải bàn và phụ kiện trang trí như hoa tươi, nến hoặc các vật dụng mang tính thẩm mỹ cao. Những chi tiết nhỏ này không chỉ tăng tính thẩm mỹ mà còn thể hiện sự đẳng cấp của sự kiện, tạo ấn tượng khó quên với khách mời.

Tạo không gian thoải mái, phù hợp với không khí hội nghị

Một khu vực tổ chức tiệc teabreak lý tưởng cần rộng rãi, thoáng đãng và dễ dàng di chuyển để khách mời giao lưu, trao đổi. Không gian mở với nhạc nền nhẹ nhàng giúp thư giãn nhưng không làm mất tập trung vào nội dung chính của hội nghị. Việc bố trí khu vực giao lưu cũng là yếu tố quan trọng để thúc đẩy sự kết nối giữa các khách mời.

Đảm bảo dịch vụ chuyên nghiệp và an toàn

Chất lượng dịch vụ là yếu tố quyết định sự thành công của tiệc teabreak. Nhân viên phục vụ cần được đào tạo bài bản, thái độ thân thiện và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách mời. Bên cạnh đó, thực phẩm và đồ uống cần đảm bảo an toàn vệ sinh, đạt tiêu chuẩn chất lượng cao. Các tiện ích như khu vực đựng rác hoặc nhà vệ sinh gần khu vực tiệc cũng cần được bố trí hợp lý để tạo sự thuận tiện.

Thời gian tổ chức hợp lý

Thời điểm tổ chức tiệc teabreak thường nằm trong khoảng giải lao giữa các phiên hội nghị, kéo dài từ 20-30 phút. Việc sắp xếp thời gian phù hợp giúp khách mời thư giãn mà không làm gián đoạn chương trình chính, tạo nên nhịp độ hợp lý cho sự kiện.

Một tiệc teabreak được tổ chức chỉn chu không chỉ giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp mà còn để lại dấu ấn sâu sắc trong lòng khách mời. Hãy đảm bảo mỗi yếu tố, từ thực đơn, trang trí đến không gian và dịch vụ, đều được chuẩn bị kỹ lưỡng để đạt hiệu quả tối đa.

3. Các bước để tổ chức tiệc teabreak thành công

Mặc dù teabreak là buổi tiệc nhỏ và thời gian diễn ra không lâu nhưng việc chuẩn bị nó cũng cần phải chú trọng để mang đến sự thành công cho buổi tiệc cũng như cho hội nghị. Vậy các bước tổ chức teabreak gồm những gì?

• Xác định địa điểm teabreak: Teabreak thường sẽ được tổ chức tại địa điểm diễn ra hội nghị. Để chọn được địa điểm hoàn hảo bạn cần tìm hiểu những khách sạn, nhà hàng có kinh nghiệm trong việc tổ chức teabreak. Những nhân viên có kinh nghiệm dày dặn sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho tiệc trà nhẹ thật hoàn hảo. 

• Xác định thời gian tổ chức: Thời gian diễn ra tiệc trà thông thường được nhiều doanh nghiệp chọn vào giữa buổi họp, kéo dài từ 20 - 40 phút. Để có sự phân chia thời gian cụ thể, rõ ràng bạn cần phải xác định chính xác thời gian của hội nghị. 

• Xác định số lượng người: Ước lượng danh sách khách mời sẽ tham dự để có sự chuẩn bị thực đơn phù hợp nhất.

• Xác định thực đơn tiệc: Tùy theo từng khoản ngân sách mà bạn có những lựa chọn thực đơn phù hợp nhất. Thực đơn teabreak thông thường có giá từ 40.000 - 100.000 VNĐ/người. Giá có thể thay đổi tuỳ vào số lượng người cũng như ưu đãi tại thời điểm đặt tiệc. 

• Việc còn lại bạn cần làm đó là phối hợp nhịp nhàng với đơn vị nơi bạn tổ chức hội nghị khách hàng để cùng thực hiện một buổi tiệc teabreak thật hoàn hảo nhé. 

Việc tổ chức teabreak cần phải chú trọng để mang đến thành công cho hội nghị

4. Thực đơn tiệc teabreak

Thực đơn của buổi tiệc đứng này khá đơn giản, thường bao gồm những loại bánh ngọt (bánh su kem, cupcake, muffin, pancake, tiramisu, cheesecake, donut,...) hoặc các loại bánh mặn (bánh pate chaud, bánh jambon mayonnaise puff, bánh cuộn xúc xích, bánh croissant meat jambon,...). Kèm với các loại bánh chính là những trái cây tươi, mọng nước cùng các đồ uống (thường là trà, nước ngọt, sữa, cocktail, cà phê hoặc đôi khi là rượu nhẹ,...).

Vì teabreak là buổi tiệc nhẹ giữa giờ, vì vậy trong thực đơn không cần có các món ăn chính hay món mặn. Chỉ cần chọn những món ngon miệng, tạo cảm giác thoải mái nhất cho người dùng. Đặc biệt, mùa hè đang đến gần, do đó bạn nên chọn những món mát lạnh để xua tan cái nắng nóng, giúp khách mời sảng khoái hơn nhé. 

>> Xem thêm: Gợi ý bảng dự trù kinh phí cho thực đơn teabreak

Thực đơn của teabreak thường đơn giản, ngon miệng

5. Một vài lưu ý khi tổ chức tiệc teabreak

Mặc dù chỉ là buổi tiệc nhẹ nhưng việc bày trí cũng rất quan trọng. Bạn nên chọn những vị trí thoáng mát, có cảnh đẹp. Các bàn tiệc cần phủ khăn màu nhẹ nhàng và những món ăn cần được sắp xếp hợp lý có các loại nắp đậy bằng kính sạch sẽ. Đừng quên điểm tô thêm một vài nhành hoa để buổi tiệc thêm phần trang trọng và tươi sáng nhé. Bên cạnh đó, bạn cũng nên bố trí thêm vài chiếc bàn, ghế tại vị trí dùng tiệc để các khách mời có thể ngồi nghỉ theo nhu cầu của mỗi người. Và hãy tạo thêm sự thoải mái, thư giãn bằng những bản nhạc nhẹ nhàng, du dương cho buổi tiệc teabreak. 

6. Kết luận

Tiệc teabreak là yếu tố quan trọng giúp hội nghị khách hàng thêm phần chuyên nghiệp và tạo dấu ấn sâu sắc trong lòng khách mời. Một buổi tiệc được tổ chức chu đáo không chỉ mang lại sự thoải mái mà còn khẳng định vị thế và phong cách của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các bí quyết và lưu ý trên, bạn hoàn toàn có thể tổ chức tiệc teabreak thành công, tạo nền tảng cho những mối quan hệ bền vững và lâu dài. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Metropole đã giúp bạn hiểu hơn về teabreak. Nếu công ty bạn sắp tổ chức hội nghị khách hàng, đừng ngần ngại liên hệ với Trung tâm Hội Nghị & Tiệc cưới Metropole để chúng tôi giúp bạn lên kế hoạch cho một buổi tiệc teabreak hoàn hảo nhé!

>> Xem thêm: Những xu hướng tổ chức hội nghị khách hàng nổi bật năm 2025